Qu’est-ce qu’un bureau d’association ?

La création d’une association doit s’accompagner de la mise en place d’un bureau. Cette exigence émane d’une loi en date du 1er juillet 1901. Cependant, il est possible de déroger à la règle si le statut n’avait pas fait mention d’une telle structure. Il peut d’autant se soustraire à l’obligation grâce à certaines démarches. Les responsables peuvent notamment déclarer l’organisation utilité publique. Dans ce cas précis, une demande d’agrément sera utile.

Les pouvoirs d’un bureau :

Le bureau association marche de la même manière qu’un organe exécutif. Il est composé de divers membres. Ils rempliront différentes fonctions au cours de leur durée d’exercice. Les pouvoirs de la structure dépendent principalement des statuts de la structure. Ce sont les fondateurs qui définissent les compétences spécifiques de cet organe.

Deux possibilités pour les créateurs lors de la rédaction des statuts. Soit, ils attribuent des responsabilités à l’organe. Soit, ils donnent des pouvoirs individuels.

Dans le premier cas de figure, le fonctionnement repose sur les principes de la décision collégiale. De ce fait, l’avis du conseil comptera lors de l’assemblée générale. Parmi les points qui nécessitent son intervention, on pourra évoquer les orientations de l’activité ou la stratégie de gestion. Ils préparent également diverses résolutions. Ces dernières sont votées avant leur adoption. Ses verdicts sont suivis en cas d’un problème disciplinaire à l’encontre d’un collaborateur. Le conseil d’administration sera aussi chargé de surveiller le travail du gestionnaire. Les pouvoirs décisionnaires peuvent aussi aller jusqu’à la définition du budget annuel.

Dans le second cas, les postes clés sont attribués. Les personnes désignées tiendront chacune leur propre fonction. Le président trésorier est par exemple chargé d’administrer les fonds de l’entité. Dans cette approche, il n’y a pas de texte légal détaillant l’attribution de chacun des collaborateurs. Autrement dit, le dirigeant est libre de son choix. Mais attention, en l’absence d’un statut précis, ils n’ont le droit d’opérer des initiatives. Cela pourrait engendrer des conflits de pouvoir. Il faut alors se référer aux décisions du conseil d’administration.

Les différents membres d’un bureau d’association

Comme précédemment évoquée, la composition bureau est définie dans les statuts. En règle générale, il doit disposer d’un président, un président trésorier et d’un trésorier secrétaire. Selon la taille de la structure, il est possible de rajouter d’autres membres tels que des adjoints. Le plus important est que le mode de gestion mis en place garantisse le bon fonctionnement de l’association. De plus, les autres postes à pourvoir ne devront pas excéder le tiers des sièges disponibles auprès du conseil d’administration.

Le président

Le président est le représentant légal de la structure auprès des différents tiers. Il est le signataire des contrats d’achat d’équipements ou matériels. Il signe également les ordonnances de dépenses. Il doit également diriger les activités. Il ne peut pas agir à sa propre guise. L’assemblée générale doit lui conférer des pouvoirs particuliers et définis. C’est également l’organisateur de l’assemblée générale. À noter que selon la législation, il n’est pas obligatoire de mettre un président à la tête de l’organisme. En tant que gérant, il doit veiller à la transparence des documents fiscaux et assurer la sécurité des employés sous sa direction en matière d’hygiène ou santé physique.

Le trésorier

Le rôle du trésorier a pour mission d’assurer tous les aspects financiers de l’organisme. Il intervient notamment dans les questions fiscales. Il tient encore d’autres rôles comme le recouvrement des recettes. Il y a par exemple les dons ou encore les cotisations. Le conseil valide le budget à utiliser pour l’année et le trésorier se charge de sa gestion. Le comptable s’acquitte aussi des factures. Il jouit d’ailleurs des mêmes qualités qu’un président lors de l’emploi des comptes bancaires de l’organisme. Mais il ne pourra pas utiliser les fonds récupérés à des fins douteuses. Il n’a pas le droit d’investir dans des placements financiers hasardeux. S’il agissait contrairement au statut, l’organisme peut décliner toutes responsabilités des actes commis. Il doit gérer les chiffres comme si l’association était une entreprise, le trésorier doit connaître également les termes juridiques et financiers lié à son activité.

Le secrétaire

Le rôle du secrétaire est aussi un responsable de la gestion administrative. Il est l’interface avec les membres de l’organisation et la préfecture. Après la décision du président sur la date de l’assemblée générale, il est chargé de la convocation des participants. Il consignera toutes les décisions qui ont découlé de la réunion avec un procès-verbal.

Les élections au sein d’un bureau d’association

L’élection est incontournable durant le cycle de vie d’une association. Un vote peut intervenir dans le cadre des décisions importantes. On pourra évoquer le changement de bureau dans les associations. L’opération consiste à élire de nouveaux responsables. Il est lancé automatiquement à la fin des mandats des anciens dirigeants. La durée d’exercice est également établie dans les statuts. Lors des élections qui passent auprès d’une assemblée générale, le dirigeant devra communiquer une liste de candidats au préalable. Le vote peut se faire en présentiel ou par procuration.

D’ailleurs, les conditions de vote peuvent être nettement améliorées avec un boîtier de vote électronique. L’outil permettra de dépouiller les résultats en temps réel. De plus, l’équipement peut être paramétré selon les besoins en fonction du nombre de voix de chacun des membres. La plateforme de convocation et de gestion de pouvoirs i-Périclès permettra de fiabilisé et sécurisé la bonne tenue d’une assemblée ou d’un scrutin.

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