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Convocation dématérialisée

Une solution pour simplifier l’organisation de vos événements
à distance et en présentiel.

Envoyez, suivez les dons de pouvoirs et relancez vos participants.

CONVOQUER.
Plateforme de convocation dématérialisée
et gestion des pouvoirs en ligne.
ÉMARGER.
Émargement numérique
avec signature digitale sécurisée.
VOTER.
Vote interactif
en ligne et par boitier.

CONVOQUER.

Plateforme de Convocation Dématérialisée

La plateforme de dématérialisation des convocations simplifie vos envois d’invitation lors de vos événements tout en assurant la sécurité et la légalité des processus. Grâce à notre outil d’envoi dématérialisé, il devient plus facile de créer, de partager et d’officialiser les dons de procurations.
espace documentaire securisee
Espace documentaire sécurisé.

Regroupez tous les textes liées à votre organisation et à l'événement sur la même plateforme (convocation, ordre du jour, textes des résolutions...). Chaque participants, élus ou conseillers municipaux peut se connecter sur son espace personnel via un menu en toute sécurité.

Présence
Suivi en temps réel des présences.

Vous suivez en temps réel l'évolution des présents et des droits de vote. Le quorum est calculé en temps réel avec le suivi des arrivées et les poids de vote.

Signature procuration
Gestion des pouvoirs en ligne.

Exportez à la fin de votre événement, conseil municipal ou assemblée générale le fichier avec toutes les signatures numérisées et tous les procurations transmis aux participants.

Procuration.

Gérez simplement les pouvoirs en ligne.

La gestion de pouvoirs en ligne apporte de nombreux avantages en termes de simplicité, d’efficacité, de sécurité et de transparence pour les assemblées générales. Elle améliore la participation et facilite le don de pouvoir en cas d’absence des membres. Vous optimisez les quorums de vos AG. En quelques clics, la procuration est attribuée et validée avec une signature certifiée.

Présence
Simplifiez les dons de pouvoirs

Chaque participant donne pouvoir en ligne sur mobile ou ordinateur. Il sélectionne son mandataire et signe directement son pouvoir dans le navigateur sans besoin d'imprimer et scanner le document.

Cible
Fiabilisez les pouvoirs et le calcul du quorum

La gestion de pouvoirs en ligne réduit les risques d'erreurs humaines liées à la collecte, au suivi et à l'enregistrement des procurations. Cela garantit une meilleure exactitude des résultats des votes et de l'émargement.

Sécurité
Sécurisez la conservations des données

La signature certifiée garantie l'authenticité des procurations. Les données sont chiffrées et stocker de manière sécurisée, ce qui réduit le risque de fraude, de manipulation des procurations et de contestations des scrutins.

Logo eIDAS
Signature des pouvoirs certifiée.

Augmentez la participation de vos événements, assemblées et conseils municipaux !

SIMPLICITÉ ET RAPIDITÉ
Chrono

En quelques clics, envoyez vos convocations et autres documents associés pour vos AG.

FIABILITÉ
pouce en l'air

Nos solutions vous offrent un suivi en direct du nombre de présences et des procurations pour votre assemblée.

TRAÇABILITÉ COMPLÈTE​​​
Détails des résultats

Dès la réception des envois par vos destinataires, vous recevez un accusé de réception avec horodatage.

PLANIFICATION DES ÉVÉNEMENTS​​
Calendrier

Grâce à un agenda intégré, notre outil permet aux gestionnaires de planifier les réunions, événements, et d'envoyer des convocations à l'aide des différents modèles d'emails disponibles..

GESTION DE RÉUNION ET DE CONVOCATION​​​​​
Paramètres

Aucun risque d'oubli puisque nous organisons les listes de diffusion par événement, et tous vos envois sont regroupés en un seul endroit pour plus de facilité.

espace documentaire securise
ESPACE DOCUMENTAIRE SÉCURISÉ​​

Suivez l'état des envois depuis le menu. L'ajout de documents sur la plateforme est sécurisé et disponible pour tous les participants. Après l'événement, ces documents seront archivés.

ESPACE PERSONNEL​​
espace personnel

Un espace personnel est créé pour chaque participants, où il retrouvera l’ensemble des documents envoyés : convocations, comptes-rendus, agenda et vote en ligne.

GESTION DES PRÉSENCES​​
gestion presences

Depuis leur espace, les participants gèrent leur présence aux réunions, avec des notifications en temps réel, y compris pour l'émargement numérique le jour de l'événement.

signature
SIGNATURE ET POUVOIR​​

Si un participant est absent, il peut attribuer et signer sa procuration en ligne. Le destinataire de la procuration est alors notifié et a la possibilité d'accepter ou de refuser ce pouvoir.

Regroupez toutes les informations.

Pour favoriser une meilleure circulation des informations et améliorer votre organisation interne, vous pouvez dématérialiser vos convocations, vos comptes rendus, vos rapports lors de conseil d’administration, conseil municipal et d’assemblée.

Sécurisez et fiabilisez vos envois.

Equipez vous d’un outil vous permettant l’envoi et la diffusion de vos convocations en toute sécurité. Notre technologie vous offre une solution de dématérialisation fiable et sécurisée.

Consultez vos documents.

Bénéficiez d’une traçabilité complète, vos documents sont transmis simultanément avec les convocations et les dossiers annexes.

Documents
Projet de règlement intérieur
Évolution règlement intérieur
Pour tous vos événements
Assemblées générales

Facilitez l’organisation de vos assemblées avec l’intégration des poids de vote de manière fiable et sécurisée avec le boitier, par internet ou SMS. Simplifiez la convocation et l’émargement.

Élections

Organisez toutes vos élections en respectant l’anonymat et la sécurisation des données personnelles. Notre système cryptographique permet le scellement de l’urne numérique et facilite le choix de vos élus et conseillers.

Formations et enseignement

Affichez instantanément les réponses des participants et animez simplement l’évaluation grâce à notre complément PowerPoint. Récolter la réponse d’un étudiant ou participant avec un suivi par session.

Quiz et sondages

Collectez les réponses par sondage et faites participer l’audience avec des QCM et palmarès. Directement depuis votre Powerpoint, vous intégrez le vote interactif à vos présentations.

Nos équipes ont mis en place le système de vote électronique i-Périclès sur de nombreux événements majeurs.

Le vote interactif et électronique depuis 1986

0
années d'expérience

Fondée en 1986, notre entreprise a révolutionné la scène française en introduisant le premier système de vote électronique. Pionniers, nous avons orchestré les premières assemblées générales du CAC 40.

0
votants

Grâce à notre technologie et processus innovants, nous avons équipé de nombreux organismes pour de la formation, des Assemblées Générales avec une grande fiabilité.

0
événements

Nos équipes ont accompagné un grand nombre d’acteurs divers au cours de leurs Assemblées Générales, congrès et conventions internationales depuis plus de 30 ans.

Ils nous ont fait confiance.

ADMR
Assistance Publique Hôpitaux de Paris
BNP Paribas
Biocoop
CGT
Fédération Française de Football
Hermès Paris
Les Huissiers de Justice de Paris
KPMG
Ministère de l'intérieur
Nantes Métropole
World Economic Forum
Prêt à passer à la convocation dématérialisée ?
Ordinateur, tablette et smartphone

Grâce à la numérisation, les convocations qui étaient adressées par écrit, sont désormais dématérialisées. Elles sont envoyées par email et sont consultables sur différents supports : plateformes en ligne et applications web sur mobiles et tablettes.

Il est possible d’envoyer les convocations depuis la boîte mail de votre entreprise, association ou collectivité. Les envois dématérialisés permettent de transmettre les différents textes à vos membres, adhérents, au conseil municipal et aux élus.

La dématérialisation des convocations est une avancée technologique qui permet de dynamiser les anciens systèmes utilisés par les organisateurs d’événements et les municipalités. Les participants, élus et conseillers municipaux peuvent toujours demander un envoi par écrit en complément de la plateforme.

Notre outil de convocation électronique se présente comme une excellente solution.

Qu'est ce qu'une plateforme de convocation numérique ?
Ordinateur

Retrouvez sur une seule et unique interface le suivi de tous vos événements. La prise en main est rapide et facilite la tâche du service des assemblées, qui doivent s’occuper de l’envoi des convocations et pièces jointes.

Envoyez vos convocations en toute sécurité, grâce à notre logiciel. Les documents reçus sont directement stockés et regroupés sur la page de votre événement, et sont accessibles par vos actionnaires, adhérents ou élus.

Notre logiciel offre une solution de travail en mobilité, grâce à son stockage des données centralisées et synchronisées en temps réel.

Notre outil respecte les exigences réglementaires d’horodatage et de traçabilité pour un bon suivi de vos envois.

En optant pour notre solution de dématérialisation de convocation, vous bénéficiez des avantages suivants :

Pourquoi faire appel à notre solution de convocation ?

Plus besoin de dépenser pour l’impression, la mise sous-pli, l’affranchissement des documents. 

Déploiement immédiat sans installation.

Envoi des convocations et des autres documents en quelques clics.

Attestation d’envoi, traçabilité, horodotage, présence de signature électronique sur les documents, avec code SMS.

Une équipe dédiée qui vous accompagne pour optimisez vos envois pour votre événement, conseil municipal ou assemblée générale.

Préservation de l’environnement et des forêts.

Dématérialisez les convocations et facilitez les dons de procurations pour vos assemblées générales.
Les étapes :
Envoyez tous type de convocations​ :

Remplacer l’envoi postal d’une convocation par un envoi électronique.

Un envoi par voie électronique dans le respect du Code des Collectivités territoriales.

Dématérialisation de la convocation des assemblées générales des copropriétaires, autorisée par la loi Alur.

La dématérialisation comptable facilite le traitement des comptabilités d’entreprises pour les professionnels et les entreprises utilisatrices.

Invitations

Pour vos événements, envoyez des invitations par email pour l'inscription. Les participants pourront alors confirmer leur présence ou notifier leur absence.

Liste des participants

Obtenez rapidement la liste complète des participants présents et absents. Cette fonctionnalité permet de réaliser des relances ciblées et efficaces.

Documents

Partagez le programme de votre événement, ainsi que d'autres documents importants, en les téléchargeant sur la plateforme pour une accessibilité optimale.

Pouvoir simplifié

En cas d'absence, un participant peut attribuer son pouvoir à un tiers, en utilisant simplement notre plateforme en ligne.

Émargement numérique

Cette solution peut être combinée avec notre système d'émargement numérique sur tablette le jour de l'événement.

Quiz

Planifiez des quiz le jour de l'événement en utilisant le système de vote interactif intégré à notre plateforme.

Améliorez la convocation pour vos événements
Une solution adaptée aux collectivités.

Face à la multiplication des conseils municipaux, des réunions et des séances délibérantes, le volume de documents papier devient de plus en plus important. En plus d’un impact environnemental conséquent, cela peut peser lourd sur le budget des collectivités. Nos différents services de dématérialisation des convocations sous format électronique, est une excellente alternative pour l’envoi des documents.

De plus, ces documents sont consultables partout par chacun des élus, le maire et les conseillers municipaux. Elle vise à simplifier la vie des syndicats mixtes, des communes et des intercommunalités. Vu les enjeux écologiques de l’utilisation des papiers, elle pourrait devenir une obligation.

Les avantages pour les collectivités

Grâce à cette évolution dans le système municipal, les collectivités territoriales de toute taille profitent des avantages de nos services :

Une amélioration de la productivité
Economie
Des économies réalisées
Processus
Des procédures simplifiées
Ecoresponsable
Une démarche éco-responsable
Fiabilisez vos assemblées et événements !
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