Convocation dématérialisée

Une solution pour simplifier l’organisation de vos événements à distance et en présentiel.

Envoyez, suivez et relancez les participants.

CONVOQUER.

Convocation dématérialisée

ÉMARGER.

Émargement numérique

VOTER.

Vote interactif

Convocation dématérialisée : Notre solution.

Espace documentaire sécurisé.

Regroupez tous les documents liées à l'événement sur la même plateforme (convocation, ordre du jour, textes des résolutions...). Chaque participants peut se connecter sur son espace personnel en toute sécurité.

Suivi en temps réel des présences.

Vous suivez en temps réel l'évolution des présents et des droits de vote. Le quorum est calculé en temps réel avec le suivi des arrivées et les poids de vote.

Gestion des pouvoirs en ligne.

Exportez à la fin de votre événement, le fichier avec toutes les signatures numérisées et tous les pouvoirs transmis aux participants.

Augmentez la participation de vos événements.

Icone horloge
Simplicité et rapidité

En quelques clics, envoyez vos convocations et autres documents associés pour vos assemblées générales.

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Fiabilité

Vous avez un décompte en temps réel des présences et des pouvoirs pour votre assemblée.

Icone dossier loupe
Traçabilité complète​​​

Dès la réception des documents par vos destinataires, vous recevez un accusé de réception avec horodatage.

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Planification des événements​​

Grâce à un agenda intégré, notre outil permet aux gestionnaires de planifier les réunions, événements, et d'envoyer des convocations à l'aide des différents modèles d'emails disponibles.

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Gestion de réunion et de convocation​​​​​

Aucun risque d'oubli, les listes de diffusion des destinataires sont organisées par événement et vos envois sont centralisés.

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Espace documentaire sécurisé​​

Vous pouvez contrôler l’état des envois via le tableau de bord. L’ajout des documents sur la plateforme est sécurisé et accessible à tous les participants. Une fois l’événement terminé, les documents seront archivés et toujours accessibles sur la plateforme.

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Espace personnel​​

Un espace personnel est créé pour chaque participants, où il retrouvera l’ensemble des documents envoyés : convocations, documents, comptes-rendus, agenda et vote en ligne.

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Gestion des présences​​

Chaque participant, depuis son espace personnel, peut notifier sa présence aux réunions et peut la modifier à tout moment. L’information vous est transmise en temps réel, en amont de l'événement et le jour J avec l’émargement numérique.

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Signature et pouvoir​​

En cas d'absence, la personne peut donner et signer son pouvoir directement en ligne. Le participant qui reçoit le pouvoir est notifié et peut accepter ou refuser ce pouvoir.

Regroupez toutes les informations.

Pour favoriser une meilleure circulation des informations, vous pouvez dématérialiser vos convocations vos comptes rendus, vos rapports des conseils d’administrations et d’assemblées.

Sécurisez et fiabilisez vos envois.

Equipez vous d’un outil vous permettant l’envoi et la diffusion de vos convocations en toute sécurité. Notre technologie vous offre une solution de dématérialisation fiable et sécurisée.

Consultez vos documents.

Bénéficiez d’une traçabilité complète, vos documents sont transmis simultanément avec les convocations et les dossiers annexes.

Documents
Projet de règlement intérieur
Évolution règlement intérieur

Pour tous vos événements

Nos équipes ont mis en place le système de vote électronique i-Périclès sur de nombreux événements majeurs.

ÉVÉNEMENTS

Envoyez vos invitations et suivez en temps réel les présences. Regroupez sur l’espace participant les documents. Vous n’avez plus de surprise sur la participation. Le vote interactif se fait en ligne ou par boitier.

CONSEILS D'ADMINISTRATION

Tous vos administrateurs sont invités, ils notifient leurs présences, donnent procurations simplement en ligne et votent par anticipation.

ASSOCIATIONS

Les adhérents de votre association reçoivent leur convocation dématérialisée pour votre assemblée générale ou événement. Centralisez tous les documents et envois pour votre association.

ASSEMBLÉES GÉNÉRALES

Convoquez et suivez les présents sur notre plateforme. Simplifiez la gestion de vos procurations, tout se fait en ligne. Diffusez les éléments de votre ordre du jour et atteignez votre quorum. Vous votez en ligne ou sur boitier de vote.

COLLECTIVITÉS

Vos élus sont notifiés par email de la date et l’horaire de la réunion publiques. Vous savez à l’avance quel membre sera présent ou absent. Vous pouvez stocker les documents pour une lecture avant les débats.

QUIZZ / FORMATIONS / SÉMINAIRES

Invitez tous vos participants avec notre plateforme au couleur de votre marque. Plus de surprise sur le nombre de présents pour adapter la dimension de votre salle et de vos activités. Les vote interactif se font en ligne ou sur smartphone.

Système interactif de vote électronique depuis 1986

1
années d'expérience

Fondé en 1986, le premier système de vote électronique en France. Nous organisons les premières assemblées générales du CAC 40 avec boitiers de vote électronique.

1
Votants

De nombreux organismes sont équipés et utilisent notre système pour de la formation ou les assemblées générales avec une grande fiabilité.

1
événements interactifs

Nos équipes ont déployer ce système au cours d’assemblées générales, congrès et conventions internationales depuis plus de 30 années.

ADMR
Assistance Publique Hôpitaux de Paris
BNP Paribas
Biocoop
CGT
Fédération Française de Football
Hermès Paris
Les Huissiers de Justice de Paris
KPMG
Ministère de l'intérieur
Nantes Métropole
World Economic Forum

Prêt à passer à la convocation dématérialisée ?

Qu'est ce que la convocation dématérialisée ?

Grâce à la numérisation, les convocations qui étaient adressées par écrit, sont désormais dématérialisées. Elles sont envoyées par email et sont consultables sur différents supports : plateformes en ligne et applications web sur mobiles et tablettes.

Il est possible d’envoyer les convocations depuis la boîte mail de votre entreprise, association ou collectivité. Les envois dématérialisés permettent de transmettre les documents à vos membres, adhérents, au conseil municipal et aux élus.

La dématérialisation des convocations est une avancée technologique qui permet de dynamiser les anciens systèmes utilisés par les organisateurs d’événements et les municipalités. Les participants et conseillers municipaux peuvent toujours demander un envoi par écrit en complément de la plateforme.

Notre outil de convocation électronique se présente comme une excellente solution.

Pourquoi faire appel à notre solution de convocation dématérialisée ?

Retrouvez sur une seule et unique interface le suivi de tous vos événements. La prise en main est rapide et facilite la tâche du service des assemblées, qui doivent s’occuper de l’envoi des convocations et pièces jointes.

Envoyez vos convocations en toute sécurité, grâce à notre logiciel. Les documents reçus sont directement stockés et regroupés sur la page de votre événement, et sont accessibles par vos actionnaires, adhérents ou élus.

Notre logiciel offre une solution de travail en mobilité, grâce à son stockage des données centralisées et synchronisées en temps réel.

Notre outil respecte les exigences réglementaires d’horodatage et de traçabilité pour un bon suivi de vos documents.

En optant pour notre solution de dématérialisation de convocation, vous bénéficiez des avantages suivant :

 

Plus besoin de dépenser pour l’impression, la mise sous-pli, l’affranchissement des documents. 

Déploiement immédiat sans installation.

Envoi des convocations et des autres documents en quelques clics.

Attestation d’envoi, traçabilité, horodotage, présence de signature électronique sur les documents, avec code SMS.

Une équipe dédiée qui vous accompagne pour optimisez vos envois.

Préservation de l’environnement et des forêts.

Dématérialisez les convocations et les pouvoirs pour vos assemblées générales.

Envoyez tous type de convocations​.

Remplacer l’envoi postal d’une convocation par un envoi électronique.

Un envoi par voie électronique dans le respect du Code des Collectivités territoriales.

Dématérialisation de la convocation des assemblées générales des copropriétaires, autorisée par la loi Alur.

Améliorez la convocation de vos participants pour vos événements

Invitations

Pour vos événements, envoyez vos invitations à s’inscrire par email. Vos participants pourront indiquer leur présence ou absence.

Liste des participants

Retrouvez instantanément la liste des présents ou absents, il vous sera possible de faire des relances ciblées.

Documents

Transmettez le programme de votre événement et autres documents directement sur la plateforme.

Pouvoir simplifié

Si un participant ne peut pas venir, il peut faire don du pouvoir à un tiers, directement sur notre plateforme.

Émargement numérique

Vous pouvez coupler cette solution avec notre émargement numérique par tablette le jour de l’événement.

Quizz

Organisez des quiz le jour J avec le système de vote interactif intégré à la plateforme.

Une solution de convocation adaptée aux collectivités.

Face à la multiplication des conseils municipaux, des réunions et des séances délibérantes, le volume de documents papier devient de plus en plus important. En plus d’un impact environnemental conséquent, cela peut peser lourd sur le budget des collectivités. La dématérialisation des convocations, sous format électronique, est une excellente alternative pour l’envoi des documents.

De plus, ces documents sont consultables partout par chacun des élus, le maire et les conseillers municipaux. Elle vise à simplifier la vie des syndicats mixtes, des communes et des intercommunalités. Vu les enjeux écologiques de l’utilisation des papiers, elle pourrait devenir une obligation.

Les avantages pour les collectivités

Grâce à cette évolution dans le système municipal, les collectivités territoriales de toute taille profitent des avantages :

Amélioration de leur productivité

Economie

Faire des économies

Processus

Procédures simplifiées

Ecoresponsable

Utilisation d’une démarche écoresponsable

Fiabilisez vos assemblées et événements à distance et en présentiel.

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