Le vote en ligne pour les associations.
Un système de vote en ligne taillé pour les associations.
Les systèmes de vote classiques exigent généralement des ressources humaines et financières importantes pour l’organisation d’assemblées générales ou d’élections. Grâce à notre plateforme dédiée de vote en ligne, toutes les étapes sont simplifiées et sécurisées.
Mon événement
Lundi 24 octobre – 11h
Une plateforme de convocation dématérialisée
Les membres de l’association participant à l’assemblée générale reçoivent par mail leur convocation et l’ensemble des documents utiles. Leur authentification s’effectue par signature numérique. Ils s’enregistrent et notifient leur présence (ou donne pouvoir en cas d’absence) de manière dématérialisée.
Un Ă©margement digital.
L’organisateur peut en temps réel consulter le quorum et la participation afin d’adapter l’événement au nombre de membres ou de pouvoirs prévus. À leur arrivée, les membres peuvent s'identifier à l’aide d’un QR code et émargent de manière digitale en signant sur tablette. Cela permet de simplifier les enregistrements à leur arrivée et de surmonter les longues files d'attentes grâce aux outils numériques.
Un vote électronique sécurisé et contrôlé par huissier de justice.
Simplifiez et fiabilisez le processus de vote des résolutions et des élections avec les outils de vote appropriés. Les votes se font en ligne ou par boitier de vote électronique. Un espace de vote sécurisé avec contrôle par un huissier de justice. Les avantages du vote électronique pour les élections ou les résolutions font que les participants peuvent voter en toute liberté, en mode séquentiel en direct ou en de manière asynchrone.
Signature des pouvoirs certifiée.
Le vote interactif et Ă©lectronique depuis 1986
Fondée en 1986, notre entreprise a révolutionné la scène française en introduisant le premier système de vote électronique. Pionniers, nous avons orchestré les premières assemblées générales du CAC 40.
Grâce à notre technologie et processus innovants, nous avons équipé de nombreux organismes pour de la formation, des Assemblées Générales avec une grande fiabilité. L’organisation de vote est ainsi simplifiée.
Nos équipes ont accompagné un grand nombre d’acteurs divers au cours de leurs Assemblées Générales, congrès et conventions internationales depuis plus de 30 ans.
Ils nous ont fait confiance
Fiabilisez vos assemblées et événements.
Le vote en ligne pour les associations : fonctionnement et solution
Assurez votre quorum et fiabilisez les votes Ă©lectroniques.
En tant qu’organisation à but non lucratif, votre association est soumise à des obligations légales, notamment la tenue d’assemblées générales pour assurer une gestion transparente. Mais saviez-vous que vous avez la liberté de choisir vos modalités de délibérations ? Dans un contexte de numérisation accélérée, de plus en plus d’associations optent pour la dématérialisation afin de gagner en efficacité. C’est pourquoi i-Périclès a développé une solution de vote électronique ultra-sécurisée et fiable, spécialement conçue pour répondre aux besoins spécifiques des associations.
Les Assemblées générales : un organe de vie associative incontournable.
La loi du 1ᵉʳ juillet 1901 encadre la création et le fonctionnement des associations. Si elle mentionne l’obligation pour une association de faire connaître l’ensemble des changements intervenus dans son administration, cette loi laisse à ses membres une entière liberté pour définir et modifier les statuts la concernant. Ces derniers précisent notamment les conditions d’organisation des assemblées générales : des temps d’information et de délibérations indispensables au bon fonctionnement de la vie associative.
Si la loi 1901 ne définit pas de périodicité pour l’organisation d’assemblées générales, certaines situations nécessitent la réunion des membres de l’association :
Nomination ou révocation d’un ou de plusieurs dirigeants.
Exclusion d’un membre de l’association.
RĂ©vision des statuts.
Approbation des comptes annuels.
Acquisition de nouveaux biens ou du statut d’association d’utilité publique.
Décision d’action en justice.
Quelles sont les modalités à respecter pour l’organisation d’une assemblée générale d’association ?
La convocation des Ă©lecteurs.
L’association à charge, par l’intermédiaire d’une personne définie statutairement, de convoquer de manière individuelle ou collective l’ensemble de ses membres.
La convocation à l’assemblée générale doit intervenir, si possible, dans un délai de 15 jours avant la date prévue. Elle doit préciser la forme de l’assemblée, la date, l’heure et le lieu, ainsi que l’ordre du jour. L’auteur de la convocation mentionne son nom et appose sa signature.
Un nombre minimal de participants.
Pour qu’une assemblée générale puisse valablement se tenir, il est nécessaire de vérifier si les statuts de votre association prévoient un quorum de participants, que ce soit en présentiel ou pour un vote à distance, et si ce dernier est atteint. Notre plateforme de vote en ligne permet de le calculer instantanément comme notre solution d’émargement. Un procès-verbal notifiera si l’ensemble des sujets inscrits à l’ordre du jour ont fait l’objet d’une délibération, y compris ceux passés par un vote en ligne. De manière complémentaire, il rendra compte de la nature des échanges, du résultat des scrutins et, le cas échéant, d’éventuels problèmes techniques. Le vote électronique permet de consulter les résultats en direct.
Des modalités de vote statutaires.
Les statuts définissent également les modalités de vote choisies (en présentiel, par correspondance ou hybride) et le nombre de voix nécessaires pour qu’il soit jugé valide. Les différents modes de vote électronique sont soumis aux règles de conformité RGPD et doivent suivre les recommandations de sécurité de la CNIL.
Mise en place du vote Ă©lectronique au sein de votre association
Du fait de son ancienneté, la loi du 1er juillet 1901 ne pose pas de cadre à la dématérialisation du vote au sein des associations. De ce fait et en raison de la liberté statutaire des associations, ces dernières sont libres de mettre en place un mode de vote classique ou électronique. Il est toutefois conseillé de procéder à des vérifications préalables.
Conformité des modalités statuaires
Les statuts de l’association déterminent ses processus d’éligibilité. Autrement dit, ils précisent les conditions de participation et le déroulement des votes. Par exemple, certaines associations excluent du vote les adhérents qui ne seraient pas à jour de leurs cotisations, même lorsque qu’elle procède à un vote à distance. D’autres autorisent seulement le vote en présentiel ou par procuration. Il est à noter que seul le vote par correspondance autorise statutairement de mettre en place un vote électronique.
Information des membres
Comme pour tout changement au sein d’une organisation, les membres de l’association doivent être informés de la mise en place du vote électronique. Une communication interne leur précisera les motivations de ce changement, la date du prochain scrutin, les instructions de vote en fonction de l’outil choisi et le nom de la personne en charge de l’organisation des élections.
FAQ
1. Pourquoi une association devrait-elle utiliser la plateforme de vote en ligne i-Périclès ?
La plateforme de vote en ligne i-Périclès permet aux associations de simplifier l’organisation de leurs Assemblées Générales et de réduire drastiquement leurs coûts logistiques. Le système remplace les envois postaux coûteux, l’impression papier et le dépouillement manuel par un processus 100% dématérialisé. Cela garantit une meilleure participation des adhérents et une transparence totale lors des élections ou des votes de résolutions.
2. Une association loi 1901 a-t-elle légalement le droit d'utiliser le vote électronique i-Périclès ?
Oui, une association régie par la loi du 1ᵉʳ juillet 1901 a le droit d’utiliser le vote électronique i-Périclès à la condition expresse que ses statuts l’y autorisent. La loi laisse aux associations une entière liberté pour définir leurs modalités de délibération. Il est généralement admis que si les statuts actuels autorisent le « vote par correspondance », la mise en place du vote numérique à distance est légalement valable.
3. Quelles démarches une association doit-elle accomplir avant de lancer un vote en ligne i-Périclès ?
Le bureau de l’association doit réaliser deux vérifications préalables avant de déployer le vote en ligne i-Périclès :
Vérifier les statuts : Contrôler que le règlement intérieur autorise bien le vote à distance et définir les règles d’éligibilité (par exemple : l’obligation d’être à jour de sa cotisation).
Informer les membres : Diffuser une communication interne expliquant les motivations du passage au numérique, la date du prochain scrutin et le fonctionnement pratique de la plateforme.
4. Comment la solution i-Périclès gère-t-elle les convocations aux Assemblées Générales d'association ?
La solution i-Périclès gère les convocations de l’association via un envoi automatisé d’e-mails sécurisés. L’organisateur transmet, généralement 15 jours avant la date de l’événement, un courriel contenant l’ordre du jour, la date, l’heure et un lien d’accès unique. Les adhérents retrouvent également dans cet espace dématérialisé tous les documents préparatoires obligatoires (comptes annuels, textes des résolutions).
5. Comment le quorum de l'Assemblée Générale de l'association est-il calculé avec i-Périclès ?
Le quorum de l’association est calculé instantanément et en temps réel par le logiciel i-Périclès. Le système informatique additionne automatiquement les adhérents ayant émargé physiquement à l’accueil de la salle, les membres connectés en ligne sur la plateforme, et les pouvoirs (procurations) préalablement enregistrés. L’organisateur sait ainsi immédiatement si le nombre minimal de participants exigé par les statuts est atteint.
6. Comment s'effectue l'émargement des membres de l'association avec le système i-Périclès ?
L’émargement des membres de l’association s’effectue de manière totalement digitale afin de fluidifier l’accueil. Lors d’une Assemblée Générale en présentiel, l’adhérent présente le QR code reçu par e-mail et signe sa présence directement sur une tablette tactile. Pour les membres participant à distance, l’émargement se valide automatiquement lors de leur connexion sécurisée à la plateforme de vote.
7. Les membres d'une association peuvent-ils donner pouvoir (procuration) via la plateforme i-Périclès ?
Oui, les adhérents absents peuvent déléguer leur vote (donner pouvoir) de manière 100% dématérialisée directement sur la plateforme i-Périclès. Le membre se connecte et sélectionne son mandataire en ligne avant la tenue de l’Assemblée Générale. Cette délégation de vote est sécurisée et certifiée juridiquement grâce à une signature numérique conforme à la norme européenne eIDAS.
8. Le système i-Périclès permet-il de filtrer les adhérents n'ayant pas payé leur cotisation associative ?
Oui, le système de gestion i-Périclès permet de paramétrer strictement les listes électorales selon les règles propres à l’association. Si les statuts stipulent que seuls les membres à jour de leur cotisation annuelle peuvent voter, l’organisateur importe une base de données filtrée en conséquence. Les membres non à jour ne recevront pas d’accès au vote, ce qui garantit la conformité statutaire du scrutin.
9. La solution i-Périclès permet-elle aux associations d'organiser des votes au format hybride ?
Oui, la solution i-Périclès est techniquement conçue pour la tenue d’Assemblées Générales d’association au format hybride. Le logiciel consolide en direct les suffrages des adhérents physiquement présents dans la salle (qui votent via des boîtiers électroniques interactifs) et les suffrages des adhérents restés à distance (qui votent depuis leur ordinateur ou leur smartphone).
10. Le vote électronique i-Périclès pour les associations garantit-il la sécurité et le secret du scrutin ?
Oui, la plateforme de vote i-Périclès garantit une sécurité maximale et le secret absolu des suffrages pour les associations. L’ensemble du processus de traitement des données respecte le RGPD et les recommandations de la CNIL en matière de chiffrement. De plus, la régularité des élections et la rédaction du procès-verbal (PV) final peuvent être placées sous le contrôle officiel d’un huissier de justice.