Organiser un conseil d’administration en ligne efficace
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5 mai 2022
Une procuration, aussi appelée pouvoir de représentation, est un document légal permettant à un membre d’une association ou d’une copropriété de déléguer son droit de vote à une autre personne lors d’une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire. Ce mécanisme est essentiel pour assurer la participation de tous, même en cas d’absence.
Bien que les termes “pouvoir de représentation” et “procuration” soient souvent utilisés de manière interchangeable, il existe une nuance. Le pouvoir de représentation est le droit délégué en lui-même, tandis que la procuration est le document écrit formalisant ce transfert de pouvoir.
La procuration joue un rôle clé dans la vie démocratique d’une association ou d’une copropriété. Elle permet à chaque membre de faire entendre sa voix, même s’il ne peut être présent lors de l’AG. Sans ce système, il serait difficile d’atteindre le quorum nécessaire pour valider les décisions.
Pour être valide, une procuration doit contenir plusieurs informations :
• Nom, prénom et adresse du mandant (celui qui donne le pouvoir)
• Nom, prénom et adresse du mandataire (celui qui reçoit le pouvoir)
• Date et objet de l’assemblée générale concernée
• Éventuelles consignes de vote
• Date et signature du mandant
La clarté est essentielle lors de la rédaction d’une procuration. Les pouvoirs et la mission du mandataire doivent être explicites pour éviter toute contestation ultérieure. Utilisez des phrases simples et directes.
Voici un exemple de modèle de lettre de procuration :
Je soussigné(e) [Nom Prénom], demeurant au [Adresse], donne pouvoir à [Nom Prénom], demeurant au [Adresse], pour me représenter lors de l’assemblée générale de [Nom Association/Copropriété] qui se tiendra le [Date] à [Lieu], et de voter en mon nom sur les questions portées à l’ordre du jour.
Fait à [Lieu], le [Date] Signature
Le choix du mandataire est crucial. Il doit être digne de confiance et capable de défendre vos intérêts. Idéalement, optez pour :
• Un membre partageant vos opinions et pouvant être votre délégation de vote.
• Une personne impliquée dans la vie de l’association/copropriété
• Quelqu’un connaissant bien les dossiers à l’ordre du jour
Il est possible de signer un pouvoir en blanc, c’est-à-dire sans y inscrire le nom du mandataire. Le président de séance attribuera alors ce pouvoir à un participant. Mais attention, vous n’aurez aucun contrôle sur la personne qui vous représentera !
Privilégiez donc une désignation nominative en indiquant clairement l’identité de votre mandataire sur le formulaire de pouvoir.
Donner votre pouvoir à la mauvaise personne peut avoir de lourdes répercussions. Imaginez que votre mandataire :
• Ne respecte pas vos consignes de vote
• Soutienne des décisions contraires à vos intérêts
• Critique publiquement vos positions
Vous seriez alors engagés malgré vous ! Pour éviter cela, choisissez quelqu’un en qui vous avez toute confiance.
Le pouvoir de représentation donne au mandataire le droit de participer à l’assemblée générale au même titre que le membre qu’il représente. Concrètement, il peut :
• Signer la feuille de présence
• Prendre la parole lors des débats
• Voter sur les résolutions à l’ordre du jour
Le mandataire doit se conformer aux éventuelles consignes de vote, mais celles-ci ne sont pas opposables. En cas de non-respect, le mandant n’aura pas de recours.
Pour éviter qu’une seule personne ne concentre trop de pouvoirs, les statuts ou le règlement intérieur peuvent limiter le nombre de procurations par mandataire.
En copropriété, la loi fixe cette limite à 3 pouvoirs par mandataire, sauf si le total des voix dont il dispose n’excède pas 5 % des voix du syndicat.
Le mandant peut révoquer la procuration à tout moment, sans avoir à se justifier. Il doit alors en informer le mandataire et l’association/copropriété par écrit (lettre simple, mail…).
La procuration devient aussi caduque si :
• Le mandant décide finalement de participer à l’AG
• L’ordre du jour est modifié après la signature du pouvoir
• L’AG est reportée à une date ultérieure
Avant l’AG, pensez à :
• Vérifier dans les statuts si le vote par procuration est autorisé
• Remplir soigneusement le formulaire de pouvoir
• Transmettre la procuration au mandataire et à l’association/copropriété
• Indiquer vos éventuelles consignes de vote
Une fois ces étapes effectuées, votre mandataire pourra voter en votre nom le jour de l’assemblée générale extraordinaire ou ordinaire.
Lors de l’assemblée générale, les mandataires représentant des membres absents doivent se signaler au président de séance. Leur présence et leurs pouvoirs sont consignés sur la feuille d’émargement.
Au moment des votes, le mandataire lève la main ou utilise un boîtier électronique en précisant le nombre de membres représentés. Son vote compte alors pour lui-même et pour tous ses mandants.
Le président de séance et le bureau vérifient la validité des procurations. Si un pouvoir n’est pas conforme (raturé, incomplet…), les votes correspondants peuvent être annulés.
Une fois validés, les votes par procuration sont comptabilisés et influencent le résultat final au même titre que les votes des membres présents.
En copropriété, seul un autre copropriétaire (à jour de ses charges) peut être désigné comme mandataire, pour faire représenter le membre absent. Les pouvoirs en blanc sont interdits, tout comme la représentation par le syndic ou ses proches.
Chaque pouvoir doit indiquer les références cadastrales du lot concerné. Un copropriétaire ne peut détenir plus de 3 pouvoirs, sauf si le total des voix dont il dispose n’excède pas 5 % des voix du syndicat.
Voici un modèle de procuration adapté aux spécificités des copropriétés :
Je soussigné(e) [Nom Prénom], copropriétaire du lot n°[N°] de l’immeuble sis [Adresse], donne pouvoir à [Nom Prénom], copropriétaire du lot n°[N°], pour me représenter lors de l’assemblée générale de copropriété convoquée le [Date] à [Heure] à [Lieu].
Fait à [Lieu], le [Date] Signature
En début de séance, le président (souvent le syndic) collecte et vérifie les procurations. Il peut refuser celles qui ne respectent pas les règles légales ou les clauses du règlement de copropriété.
Lors des votes, le mandataire indique le nombre de voix dont il dispose avec ses pouvoirs. Le président s’assure qu’il ne dépasse pas le plafond autorisé (maximum 3 pouvoirs et 5 % des voix du syndicat).
La procuration est un outil précieux pour faire vivre la démocratie au sein des associations et des copropriétés. Bien utilisée, elle garantit la participation du plus grand nombre aux décisions collectives.
Pour une procuration réussie, retenez ces 5 règles d’or :
En suivant ces conseils, vous pourrez donner votre pouvoir en toute sérénité et faire entendre votre voix même en cas d’absence grâce à la délégation de vote !
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