Comment rédiger un pouvoir pour une assemblée générale ?

Le modèle de pouvoir dédié à une assemblée générale d’une association a pour principale utilité de prévenir les membres de son incapacité à assister à la réunion. Cette rédaction s’impose pour la personne absente qui souhaite quand même comptabiliser son vote. Dans ce sens, elles seront représentées par d’autres membres. La rédaction de ce document se fait dans le total respect des règles précises pour qu’elle soit valable. Ceci étant dit, il faut prendre en compte tous les champs d’application possibles. Ce document prend alors la forme d’une procuration ou un mandat pour que le mandataire puisse voter en son nom.

Le rôle de l’assemblée générale

Une assemblée générale permet légalement aux dirigeants d’échanger sur les activités de l’année précédente et de celle à venir aux membres de l’association. Conformément à la loi du 1er juillet 1901 régissant toutes les associations actives sur le sol français, l’organisation des Assemblées Générales se fait en toute liberté. Il y a aussi la rédaction de statuts qui vise à éviter les éventuelles difficultés dans la convocation et dans le déroulement des Assemblées Générales.

L’obligation de l’organisation des assemblées générales pour les associations

La loi de 1901 n’impose en aucun cas aux dirigeants d’associations la tenue régulière des Assemblées Générales, mais son usage ordinaire conduit généralement à la prévision de la convocation une fois par an de chaque membre. La réunion annuelle aura alors pour objectif de faire un compte rendu des activités réalisées par l’association tout au long de l’année écoulée et de discuter des projets à mettre en place pour l’année suivante. La question financière sera également discutée durant cette réunion.

L’Assemblée Générale se résume alors par la validation des comptes, l’échange des quitus aux dirigeants de leur gestion, le vote et le renouvellement des instances dirigeantes, la fixation des cotisations selon le prévisionnel et surtout par la discussion des stratégies à mettre en place pour faire évoluer l’association.

Cette réunion sera aussi un moment de rencontre entre les membres. Ainsi, les assemblées générales peuvent se transformer en un véritable événement convivial étant bien préparé.

Focus sur les règles de convocation des Assemblées Générales

La convocation d’une Assemblée Générale est encadrée par des règles assez strictes prévues notamment dans les statuts juridiques de l’association. Dans ce contexte, la liberté statutaire reste importante. En général, la convocation est faite via une lettre écrite, adressée par courrier postal ou électronique. Dans certains cas, la convocation se fait via une voie d’affichage dans un journal.

Pour convoquer les membres d’une entreprise, d’une association, d’une société ou d’un syndic de copropriétaire pour les Assemblées Générales, le mandat blanc doit composer de la date de la réunion, du lieu, de l’horaire de la réunion, de l’ordre du jour et bien d’autres encore.

Plus concrètement, ce sont les statuts qui prévoient la convocation. Le plus souvent, c’est une initiative prise par le bureau et le conseil d’administration de l’association. Quoi qu’il en soit, les membres de l’association doivent être arrivés à l’Assemblée en parfaite connaissance des éléments déterminants.

Les élections au sein d’un conseil d’administration

Une élection au sein du conseil d’administration reste un moment clé pour l’association. Ainsi, elle doit être bien préparée pour que tout se passe sans encombre. On l’aurait compris, l’arrivée d’un nouveau membre peut bouleverser de bien de façon l’association dans les décisions à venir. Chaque élection est donc un vecteur d’amélioration de la politique globale de l’association.

Quorum et majorité

Dans tous les cas de figure de chaque élection, l’article L.225-37 alinéa 1 du Code de commerce entre en ligne de compte. Ce dernier fixe en effet un quorum de moitié qui permet au conseil d’administration de délibérer valablement. La loi stipule notamment que le conseil d’administration peut délibérer si la moitié des membres est présente.

Le même article précise que les décisions que la majorité des membres a prises sont valables et doivent être respectées. Cela en va de même pour le vote des membres absents, mais représentés grâce à la procuration de pouvoirs. À l’ère du numérique, les élections peuvent se faire à distance par le biais de la visioconférence. Effectivement, des boîtiers et des logiciels de vote en ligne existent pour faciliter les élections et pour adopter légalement les décisions du conseil.

Zoom sur le vote électronique en visioconférence

À la différence de l’assemblée générale, aucun texte de la loi ne prévoit expressément le recours au vote électronique. Cependant, l’art. R.225-61 C. com reste clair sur le fait que les sociétés ayant des statuts qui permettent aux actionnaires de voter par des moyens électroniques peuvent adopter cette technique lors de la réunion du conseil de l’administration.

Cependant, l’article L.225-40 du Code de commerce entre aussi en vigueur stipulant qu’un administrateur n’est pas autorisé à prendre part au vote d’une opération dans laquelle il possède un intérêt direct ou indirect.

Pour toutes la gestion des convocations et des pouvoirs avant l’assemblée générale, nous proposons une solution dématérialisée qui permet de centraliser tous les documents. Chaque votant indique sa présence ou donne son pouvoir avec signature numérique.

Vous avez un suivi complet des présents, absents et pouvoirs. L’intégration de ces données dans l’application d’émargement numérique permet un accueil des participants accélérer par signature digitale sur tablette. En séance, les votants peuvent utiliser nos boitiers de vote électronique.