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Comment la e-convocation révolutionne l'efficacité des assemblées générales ?

6 mai 2024

La convocation dématérialisée est en train de révolutionner la façon dont les entreprises organisent leurs assemblées générales. En permettant d’envoyer les convocations par voie électronique, la dématérialisation des invitations facilite l’envoi d’invitations pour vos événements tout en garantissant la sécurité et améliore grandement l’efficacité du processus. Découvrons comment la e-convocation simplifie l’organisation des assemblées, renforce la sécurité, augmente la présence en temps réel et optimise la gestion des votes.

Qu'est-ce que la e-convocation et comment simplifie-t-elle les convocations ?

Optez pour l'e-convocation : un tour d'horizon

La e-convocation est le fait de convoquer les participants à une AG via une solution en ligne dédiée plutôt que par courrier postal traditionnel. Quand vous optez pour la convocation dématérialisée, vous dites adieu à l’impression et l’envoi de convocations papier. À la place, vous mettez à disposition les papiers décisifs aux assemblées générales au format électronique sur une solution de dématérialisation des convocations.

De la convocation papier à la convocation dématérialisée : un passage clé

Le passage de la convocation papier à la convocation dématérialisée apporte de nombreux avantages :

• Gain de temps et d’argent en éliminant l’impression et l’envoi par voie postale

• Être sûr que la convocation arrive à destination

• Accès instantané à la convocation et aux documents pour les destinataires

• Réduction de l’impact environnemental en évitant le papier

Comment utiliser l'e-convocation pour convoquer aux AG ?

Pour utiliser la e-convocation, vous devez d’abord choisir une plateforme spécialisée comme i-Périclès. Vous y déposerez au format électronique les documents relatifs à l’AG. Les destinataires recevront ensuite une notification par email avec un lien sécurisé pour accéder à leur espace personnalisé sur l’application. En quelques clics, ils pourront consulter les documents et indiquer leur présence. En cas d’absence, ils peuvent donner procuration.

Comment sécuriser l'envoi et la réception des e-convocations ?

Assurer la sécurité des e-convocations : méthodes et pratiques recommandées

Pour sécuriser l’envoi et la réception des e-convocations, plusieurs méthodes sont recommandées :

• Utiliser une solution avec un haut niveau de sécurité et de confidentialité des données

• Adresser les notifications de convocation avec le nom de domaine de l’entreprise dans l’adresse e-mail

• Inclure un lien unique pour chaque destinataire afin d’accéder à sa convocation personnalisée

• Exiger une authentification (login + mot de passe) pour consulter les documents sur la plateforme

Les rôles du code unique et de la notification dans la sécurisation des e-convocations

Chaque destinataire reçoit un code unique et nominatif pour accéder à sa convocation sur l’application sécurisée. Ce code, inclus dans la notification envoyée par email, permet de s’assurer que seule la personne visée peut consulter les documents qui lui sont destinés. Le destinataire doit généralement renseigner son mot de passe associé à son compte pour accéder à l’espace dédié sur la solution en ligne. Rien de plus simple, renseignez votre mot de passe unique pour une authentification sécurisée.

Les avantages de la convocation électronique pour la présence en temps réel

Augmenter le taux de présence grâce à la convocation électronique

L’envoi des convocations par voie électronique permet d’augmenter significativement le taux de présence aux AG. Les destinataires peuvent confirmer leur présence ou donner une délégation en quelques clics directement depuis la plateforme de convocation en ligne. Fini les courriers postaux qui s’égarent ou les procurations papier fastidieuses à transmettre. Ainsi, les convocations aux assemblées générales permettent une certaine fluidité et rapidité d’organisation.

Le suivi en temps réel de la présence : une révolution pour les assemblées générales

Avec une solution d’e-convocation, les organisateurs peuvent suivre en temps réel les confirmations de présence. Quelques jours avant l’assemblée, il est facile d’identifier les personnes qui n’ont pas encore répondu. Une relance ciblée par email peut alors être envoyée en quelques clics. Ce suivi en temps réel de la présence est une véritable révolution pour optimiser la participation aux AG.

Étapes pour fournir les documents nécessaires

Comment dématérialiser les papiers importants pour une e-convocation ?

Comment dématérialiser les papiers importants pour une e-convocation

Pour dématérialiser les documents nécessaires à une e-convocation, suivez ces étapes :

  1. Préparez les pièces relatives à l’assemblée (rapport annuel, résolutions, etc.)
  2. Convertissez tous les papiers dans un format électronique adapté (PDF, Word, etc.)
  3. Créez un dossier dédié sur votre ordinateur avec tous les fichiers
  4. Déposez l’ensemble des docs sur la plateforme de dématérialisation des convocations

Mise à disposition des documents relatifs aux assemblées sur la solution en ligne dédiée

Une fois la convocation envoyée, tous les papiers décisifs relatifs à l’assemblée sont mis à disposition sur l’application. Chaque destinataire peut y accéder de manière sécurisée grâce au lien unique reçu par email. Sur son espace personnel, il peut consulter :

• La convocation avec l’ordre du jour et les informations pratiques

• Les docs préparatoires comme le rapport annuel ou les résolutions proposées au vote

• Les formulaires pour confirmer sa présence, donner une délégation ou voter par correspondance

Tous ces documents relatifs aux assemblées générales restent accessibles sur la plateforme jusqu’à la tenue de l’AG.

Optimisation de la gestion des votes et des actions grâce à la e-convocation

Gérer les votes à distance : une facilité apportée par la e-convocation

Avec une solution d’e-convocation, il est très simple de gérer les votes à distance. Les participants peuvent voter par correspondance directement en ligne, avant la tenue de l’AG. Ils accèdent au bulletin de vote depuis leur espace personnel sur la plateforme. En quelques clics, ils peuvent exprimer leurs choix sur les différentes résolutions proposées. Les votes sont instantanément enregistrés et comptabilisés de manière sécurisée.

A retenir

La e-convocation est un outil innovant qui révolutionne l’organisation des assemblées générales. En permettant d’envoyer les convocations par voie électronique, elle simplifie grandement le processus, tout en renforçant la sécurité et la confidentialité. Avec une solution en ligne dédiée comme i-Périclès, les entreprises peuvent envoyer facilement les convocations aux AG, le suivi des présences et les votes en ligne. En quelques clics, les destinataires accèdent à leur convocation personnalisée et à tous les documents relatifs à l’assemblée. Une véritable révolution pour gagner en efficacité et en engagement, conformément aux nouvelles attentes des actionnaires. Alors, prêts à adopter l’e-convocation pour vos prochaines AG ?

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