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6 mai 2024
La convocation dématérialisée est en train de révolutionner la façon dont les entreprises organisent leurs assemblées générales. En permettant d’envoyer les convocations par voie électronique, la dématérialisation des invitations facilite l’envoi d’invitations pour vos événements tout en garantissant la sécurité et améliore grandement l’efficacité du processus. Découvrons comment la e-convocation simplifie l’organisation des assemblées, renforce la sécurité, augmente la présence en temps réel et optimise la gestion des votes.
La e-convocation est le fait de convoquer les participants à une AG via une solution en ligne dédiée plutôt que par courrier postal traditionnel. Quand vous optez pour la convocation dématérialisée, vous dites adieu à l’impression et l’envoi de convocations papier. À la place, vous mettez à disposition les papiers décisifs aux assemblées générales au format électronique sur une solution de dématérialisation des convocations.
Le passage de la convocation papier à la convocation dématérialisée apporte de nombreux avantages :
• Gain de temps et d’argent en éliminant l’impression et l’envoi par voie postale
• Être sûr que la convocation arrive à destination
• Accès instantané à la convocation et aux documents pour les destinataires
• Réduction de l’impact environnemental en évitant le papier
Pour utiliser la e-convocation, vous devez d’abord choisir une plateforme spécialisée comme i-Périclès. Vous y déposerez au format électronique les documents relatifs à l’AG. Les destinataires recevront ensuite une notification par email avec un lien sécurisé pour accéder à leur espace personnalisé sur l’application. En quelques clics, ils pourront consulter les documents et indiquer leur présence. En cas d’absence, ils peuvent donner procuration.
Pour sécuriser l’envoi et la réception des e-convocations, plusieurs méthodes sont recommandées :
• Utiliser une solution avec un haut niveau de sécurité et de confidentialité des données
• Adresser les notifications de convocation avec le nom de domaine de l’entreprise dans l’adresse e-mail
• Inclure un lien unique pour chaque destinataire afin d’accéder à sa convocation personnalisée
• Exiger une authentification (login + mot de passe) pour consulter les documents sur la plateforme
Chaque destinataire reçoit un code unique et nominatif pour accéder à sa convocation sur l’application sécurisée. Ce code, inclus dans la notification envoyée par email, permet de s’assurer que seule la personne visée peut consulter les documents qui lui sont destinés. Le destinataire doit généralement renseigner son mot de passe associé à son compte pour accéder à l’espace dédié sur la solution en ligne. Rien de plus simple, renseignez votre mot de passe unique pour une authentification sécurisée.
L’envoi des convocations par voie électronique permet d’augmenter significativement le taux de présence aux AG. Les destinataires peuvent confirmer leur présence ou donner une délégation en quelques clics directement depuis la plateforme de convocation en ligne. Fini les courriers postaux qui s’égarent ou les procurations papier fastidieuses à transmettre. Ainsi, les convocations aux assemblées générales permettent une certaine fluidité et rapidité d’organisation.
Avec une solution d’e-convocation, les organisateurs peuvent suivre en temps réel les confirmations de présence. Quelques jours avant l’assemblée, il est facile d’identifier les personnes qui n’ont pas encore répondu. Une relance ciblée par email peut alors être envoyée en quelques clics. Ce suivi en temps réel de la présence est une véritable révolution pour optimiser la participation aux AG.
Pour dématérialiser les documents nécessaires à une e-convocation, suivez ces étapes :
Une fois la convocation envoyée, tous les papiers décisifs relatifs à l’assemblée sont mis à disposition sur l’application. Chaque destinataire peut y accéder de manière sécurisée grâce au lien unique reçu par email. Sur son espace personnel, il peut consulter :
• La convocation avec l’ordre du jour et les informations pratiques
• Les docs préparatoires comme le rapport annuel ou les résolutions proposées au vote
• Les formulaires pour confirmer sa présence, donner une délégation ou voter par correspondance
Tous ces documents relatifs aux assemblées générales restent accessibles sur la plateforme jusqu’à la tenue de l’AG.
Avec une solution d’e-convocation, il est très simple de gérer les votes à distance. Les participants peuvent voter par correspondance directement en ligne, avant la tenue de l’AG. Ils accèdent au bulletin de vote depuis leur espace personnel sur la plateforme. En quelques clics, ils peuvent exprimer leurs choix sur les différentes résolutions proposées. Les votes sont instantanément enregistrés et comptabilisés de manière sécurisée.
La e-convocation est un outil innovant qui révolutionne l’organisation des assemblées générales. En permettant d’envoyer les convocations par voie électronique, elle simplifie grandement le processus, tout en renforçant la sécurité et la confidentialité. Avec une solution en ligne dédiée comme i-Périclès, les entreprises peuvent envoyer facilement les convocations aux AG, le suivi des présences et les votes en ligne. En quelques clics, les destinataires accèdent à leur convocation personnalisée et à tous les documents relatifs à l’assemblée. Une véritable révolution pour gagner en efficacité et en engagement, conformément aux nouvelles attentes des actionnaires. Alors, prêts à adopter l’e-convocation pour vos prochaines AG ?
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