3 juin 2024
L’assemblée générale (AG) est l’instance de gouvernance suprême d’une association. Elle réunit l’ensemble des membres et permet de prendre les décisions importantes concernant la vie de l’association.
Lors de l’AG, les membres peuvent exercer leur droit de vote sur différents points comme l’approbation des comptes, la nomination ou révocation des administrateurs. Les statuts de l’association peuvent aussi être modifiés à ce moment-là.
Pour que l’AG soit valide, un quorum minimum de membres présents ou représentés est généralement exigé par les statuts. Or, il est parfois difficile de réunir physiquement assez de monde.
C’est là que la délégation de pouvoir entre en jeu. Elle permet à un membre absent de se faire représenter en assemblée générale par un autre membre de son choix. Les procurations sont donc essentielles pour atteindre le quorum lors d’une assemblée générale et permettre sa tenue.
La procuration papier traditionnelle est fastidieuse à gérer. La délégation de pouvoir en ligne simplifie grandement le processus :
• Formulaire facile à remplir en quelques clics.
• Directives possibles pour guider le représentant.
• Traitement automatisé et sécurisé.
• Accessible à tous les membres, où qu’ils soient.
En pratique, faire une délégation de pouvoir en ligne pour une AG se fait en 3 étapes :
Le mandataire reçoit ensuite toutes les informations nécessaires pour avoir la possibilité de voter au nom du membre.
Les outils de gestion en ligne des dons de pouvoir offrent de nombreuses fonctionnalités comme :
• Modèles de procurations personnalisables
• Tableau de bord pour suivre les délégations de pouvoir
• Authentification renforcée
• Archivage électronique de tous les formulaires
• Relances automatiques par SMS/email des retardataires
Cela simplifie grandement l’organisation des conseils pour les associations.
Le pouvoir en blanc est une procuration sans consigne de vote. Les étapes sont les mêmes que pour un don de pouvoir classique, sauf qu’aucune consigne n’est donnée au représentant.
C’est utile si vous faites totalement confiance à la personne que vous mandatez pour prendre part aux décisions en votre nom.
Un formulaire de don de pouvoir en ligne doit contenir :
• Nom et prénom du mandant
• Nom et prénom du mandataire
• Date de l’AG concernée
• Questions/résolutions avec cases à cocher pour les consignes (facultatif)
Inclure aussi une case à cocher pour valider avoir lu et compris les conditions d’utilisation.
Pour représenter au mieux un mandant en séance, le représentant doit :
• Bien connaître les résolutions soumises au scrutin
• Respecter les consignes données pour chaque résolution (si fournies)
• Être présent physiquement ou à distance pendant toute la réunion
• Voter pour le mandant aux moments prévus
Une bonne communication tout au long du processus est essentielle.
Quelques bons conseils pour gérer les délégations de pouvoir lors d’un rassemblement :
• Envoyer des rappels aux membres pour récupérer les pouvoirs
• Centraliser la réception des formulaires remplis
• Relancer les membres n’ayant pas exprimé leur choix pendant la séance
• Scanner tous les formulaires papier pour archivage
• Tenir à jour la liste des dons de pouvoir avec leur statut
• Vérifier l’éligibilité des mandants et représentants
L’idéal est d’utiliser un outil dédié pour automatiser ces tâches.
Le vote en ligne combiné à la procuration dématérialisée offre de nombreux avantages :
• Accessibilité 24h/24 pour les membres
• Traitement automatique et sécurisé des scrutins
• Résultats en temps réel pendant la séance
• Procès-verbaux générés instantanément
Cela rend l’organisation d’un rassemblement en ligne beaucoup plus fluide.
La délégation de pouvoir en ligne augmente fortement le nombre de votants sans présence physique. Elle permet donc d’atteindre plus simplement le quorum requis par les statuts pour tenir une AG valide, qu’elle soit une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
Les membres peuvent donner leur pouvoir pour les assemblées générales en quelques clics depuis chez eux, ce qui peut sensiblement faire pencher la balance d’un côté ou de l’autre lors des scrutins. In fine, cela renforce la légitimité des décisions prises en AG.
Le don de pouvoir en ligne automatise entièrement le traitement des pouvoirs. Côté association, cela simplifie grandement la gestion des scrutins, laquelle était fastidieuse auparavant.
D’après les statuts, sont habilités à être :
• Mandants : les membres à jour de cotisation
• Mandataires : les membres de l’association ou le président
Le représentant doit aussi être physiquement présent lors de la séance ou y assister à distance si l’option est activée.
Par la délégation de pouvoir, le mandant donne pouvoir au représentant d’exprimer son choix en son nom sur les seules résolutions inscrites à l’ordre du jour. Tout choix au-delà de ces limites pourrait être contesté par la suite.
Toutes les délégations de pouvoir doivent être horodatées et archivées sous format numérique. Un logiciel dédié permet d’automatiser ces actions.
Cela servira de preuve en cas de contestation. Par ailleurs, cela facilite vivement les recherches ultérieures dans les archives de l’association.
Attention aux erreurs suivantes :
• Perte ou égarement des procurations papier (numériser tout formulaire reçu)
• Absence de vérification de l’éligibilité des mandants/mandataires (automatiser ces contrôles)
• Retard dans l’envoi des convocations à l’assemblée générale, empêchant la récupération à temps des pouvoirs (anticiper l’envoi)
La procuration et le vote électronique sont des innovations qui simplifient grandement la gestion des assemblées générales extraordinaires et ordinaires. Accessibles à tous les membres, où qu’ils se trouvent, ils maximisent aussi la participation aux scrutins pour plus de légitimité. Les associations ont donc tout intérêt à sauter le pas !
Oui, une délégation de pouvoir est révocable par le mandant tant qu’elle n’a pas été utilisée pour voter en son nom. Il suffit d’adresser un courrier à l’association avant la tenue de la séance.
D’après les statuts, une même personne ne peut détenir plus de 5 % des procurations des membres de l’association. Cette limite vise à éviter les excès de pouvoir lors des scrutins.
Lors d’une séance en ligne, les représentants expriment leurs choix directement via la plateforme de vote électronique, au nom de toutes les personnes qu’ils représentent grâce aux pouvoirs reçus.
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