Guide complet pour maîtriser le pouvoir de représentation lors de l'assemblée générale d'une association

10 juin 2022

SOMMAIRE

Qu'est-ce qu'une procuration en contexte d'assemblée générale d'une association ?

Les fondamentaux de la procuration dans une association

La procuration permet à un membre d’une association de se faire représenter par un autre membre lors d’une assemblée générale. Il peut s’agir d’une assemblée ordinaire ou extraordinaire. Le membre absent donne le pouvoir à un autre membre de voter en son nom.

Comment un pouvoir de représentation fonctionne-t-il ?

Le membre absent rédige un pouvoir indiquant qu’il donne procuration à un autre membre de voter en son nom. Le pouvoir doit être daté et signé par celui qui donne le pouvoir. Le mandataire, celui qui reçoit le pouvoir, doit aussi signer le pouvoir de représentation. Lors de l’assemblée générale d’une association, le mandataire est alors investi du pouvoir de représenter le membre absent et peut voter à sa place.

La différence entre le pouvoir en blanc et une procuration nominative

Dans un pouvoir en blanc, on donne le pouvoir sans y inscrire le nom de la personne à qui on le donne. Le bénéficiaire du pouvoir peut alors le remplir librement. La procuration nominative est un pouvoir de représentation. Le nom du mandataire, qui reçoit le pouvoir, est déjà écrit par la personne qui rédige la procuration.

Comment préparer un modèle de pouvoir pour une assemblée générale ?

Éléments indispensables d'un modèle de pouvoir

• Nom, prénom et signature de celui qui donne procuration.

• Nom du mandataire qui reçoit procuration.

• Date et lieu de l’assemblée générale.

• Signature du mandataire acceptant le pouvoir.

Il est essentiel de connaître les attributions de l’assemblée générale pour laquelle le pouvoir est donné. Il faut référer aux statuts ou au règlement intérieur de l’association.

éléments indispensables d'un modèle de pouvoir

Règles à suivre pour rédiger une procuration efficace

modèle de don de pouvoir en assemblée générale

• Être précis sur le type d’assemblée générale.

• Indiquer si le pouvoir vaut pour une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

• Donner tous pouvoirs au mandataire ou limiter le pouvoir (ex : vote sur certains points à l’ordre du jour).

• Respecter les règles des statuts de l’association

Les implications légales du pouvoir de représentation dans les assemblées générales

Pouvoir de représentation et les statuts de l'association

L’article 1984 du Code civil permet de donner une procuration à l’assemblée générale d’une association. Toutefois, les statuts peuvent prévoir une règle contraire. Cette règle interdit ou limite l’utilisation des procurations.

Quand le modèle de pouvoir est-il considéré comme valable ?

Pour être valable, le pouvoir de représentation donne au mandataire le droit de participer aux votes en lieu et place du membre représenté. Le mandataire doit signer le pouvoir, sans quoi il ne pourra pas voter au nom du membre absent.

Limitations légales de la délégation de pouvoir

La délégation de pouvoir lors d’une assemblée générale extraordinaire peut être limitée par les statuts. Par exemple, les statuts peuvent interdire le vote par procuration pour une assemblée générale constituante ou pour modifier les statuts.

Gérer les votes par procuration lors de l'assemblée générale

Modalités de vote : Comprendre l'importance du quorum

Le bureau de l’assemblée générale, composé du président ou d’autres membres, doit vérifier que le quorum statutaire est atteint. Pour ce faire, il compte à la fois les membres présents et les votes par procuration.

modalités de vote, l'importance du quorum lors d'une assemblée générale

Comment comptabiliser les votes par procuration ?

Les procurations permettent au mandataire de voter à la place des membres absents. Chaque pouvoir nominatif est compté comme un votant supplémentaire pour vérifier que le quorum est atteint.

Les challenges des votes par procuration et comment les surmonter

les challenges du vote par procuration

• Risque de pouvoir en blanc utilisé frauduleusement → Exiger des procurations nominatives.

• Difficulté de vérifier l’authenticité des signatures → Faire signer une feuille d’émargement par le mandataire.

• Respect du quorum et de la majorité requise → Bien préparer en amont les règles de vote de l’assemblée générale.

L'importance d'une communication efficace avant l'assemblée générale de l'association

L'ordre du jour et la convocation : premiers pas vers une assemblée générale réussie

La convocation à l’assemblée doit mentionner la possibilité d’utiliser une procuration. Elle doit également donner toutes les précisions pratiques sur le pouvoir de représentation. Vous devez informer les membres à l’avance, conformément aux modalités prévues dans les statuts.

Comment informer les membres sur la possibilité et les modalités de donner pouvoir  ?

Par courrier, email et sur le site web de l’association, Il faut expliquer clairement la marche à suivre pour donner procuration et fournir un modèle de pouvoir de représentation à compléter et à signer ainsi que fixer une date limite pour recevoir les procurations.

Exemples pratiques d'utilisation du modèle de pouvoir de représentation lors de l'assemblée générale

Préparer l'assemblée générale ordinaire ou extraordinaire avec un modèle de pouvoir

• Type d’AG.

• Pouvoir valable.

• Règles particulières.

• Assemblée générale ordinaire.

• Pouvoir valable pour tous les points à l’ordre du jour.

• Assemblée générale extraordinaire.

• Oui, sauf si les statuts prévoient une disposition contraire.

• Attention aux règles de quorum et de majorité renforcées.

Comment un membre absent peut-il faire représenter ses intérêts  ?

Le membre absent donne le pouvoir à quelqu’un d’autre par le biais d’une lettre de procuration. Il explique au mandataire comment voter sur les points clés de l’ordre du jour ainsi que leur position. Le mandataire peut alors représenter au mieux les intérêts du membre absent lors des votes à l’assemblée générale.

comment un membre absent peut il représenter ses intérêts

Ce qu'il faut retenir

Le pouvoir de représentation est essentiel. Il garantit que les membres peuvent participer même s’ils sont absents. Une utilisation maîtrisée des procurations permet de renforcer la démocratie d’une association, en veillant à ce que les adhérents donnent un pouvoir en toute connaissance de cause.

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