Le dirigeant d’une association doit convier les membres de l’assemblée générale chaque année pour une réunion. La convocation sera jointe avec un pouvoir. Il s’agit d’une lettre que l’on envoie auprès des adhérents. Ils pourront ainsi informer les organisateurs sur une éventuelle absence en remplissant les champs du document.
Qu’est-ce qu’un modèle de pouvoir ?
Un modèle de pouvoir permettra au bénéficiaire de déléguer une partie ou la totalité de ses responsabilités à un autre membre. Autrement dit, il s’apparente au principe de la procuration. Grâce à ce bulletin, le vote de la personne absente sera comptabilisé.
Pour être valide, le document doit respecter quelques règles durant sa rédaction. En effet, en cas d’erreur de rédaction, les conséquences pourraient être désastreuses d’un point de vue représentativité démocratique. La personne qui ne pourra pas assister à la séance est chargée de sa rédaction.
Le rédacteur évoquera l’identité du membre qui va le représenter. Il définira aussi la nature du pouvoir octroyé. Le mandataire votera uniquement au nom de son commanditaire. Mais, s’il peut être autorisé à signer un document. L’émissaire informera les membres du type de pouvoir qu’il a reçu dans la fiche de présence.
L’AG est une occasion pour les membres d’exprimer leur avis. Le rassemblement se tient régulièrement dès lors que des décisions importantes requièrent un suffrage. Les statuts livrent des renseignements précieux concernant le délai légal de convocation. Pour une SARL, il est nécessaire d’envoyer la lettre 15 jours avant la date de l’AG prévue.
Diverses informations doivent être contenues dans l’invitation. Il faut y retrouver l’ordre du jour. Les associés pourront alors préparer les réponses adéquates à distance. Le fichier montrera aussi l’heure, la date et le lieu de rencontre.
Lors de la session, les représentants sont considérés dans le décompte du quorum. À titre informatif, il s’agit du nombre minimum de votants minimums qui doivent obligatoirement être présents pour approuver une résolution. Quand ce nombre n’est pas atteint lors de la réunion, la délibération devient invalide. Avant le congrès, la majorité sera déterminée en examinant les statuts.
