Organiser un conseil d’administration en ligne efficace
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10 juin 2022
La procuration permet à un membre d’une association de se faire représenter par un autre membre lors d’une assemblée générale. Il peut s’agir d’une assemblée ordinaire ou extraordinaire. Le membre absent donne le pouvoir à un autre membre de voter en son nom.
Le membre absent rédige un pouvoir indiquant qu’il donne procuration à un autre membre de voter en son nom. Le pouvoir doit être daté et signé par celui qui donne le pouvoir. Le mandataire, celui qui reçoit le pouvoir, doit aussi signer le pouvoir de représentation. Lors de l’assemblée générale d’une association, le mandataire est alors investi du pouvoir de représenter le membre absent et peut voter à sa place.
Dans un pouvoir en blanc, on donne le pouvoir sans y inscrire le nom de la personne à qui on le donne. Le bénéficiaire du pouvoir peut alors le remplir librement. La procuration nominative est un pouvoir de représentation. Le nom du mandataire, qui reçoit le pouvoir, est déjà écrit par la personne qui rédige la procuration.
• Nom, prénom et signature de celui qui donne procuration.
• Nom du mandataire qui reçoit procuration.
• Date et lieu de l’assemblée générale.
• Signature du mandataire acceptant le pouvoir.
Il est essentiel de connaître les attributions de l’assemblée générale pour laquelle le pouvoir est donné. Il faut référer aux statuts ou au règlement intérieur de l’association.
• Être précis sur le type d’assemblée générale.
• Indiquer si le pouvoir vaut pour une assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.
• Donner tous pouvoirs au mandataire ou limiter le pouvoir (ex : vote sur certains points à l’ordre du jour).
• Respecter les règles des statuts de l’association
L’article 1984 du Code civil permet de donner une procuration à l’assemblée générale d’une association. Toutefois, les statuts peuvent prévoir une règle contraire. Cette règle interdit ou limite l’utilisation des procurations.
Pour être valable, le pouvoir de représentation donne au mandataire le droit de participer aux votes en lieu et place du membre représenté. Le mandataire doit signer le pouvoir, sans quoi il ne pourra pas voter au nom du membre absent.
La délégation de pouvoir lors d’une assemblée générale extraordinaire peut être limitée par les statuts. Par exemple, les statuts peuvent interdire le vote par procuration pour une assemblée générale constituante ou pour modifier les statuts.
Le bureau de l’assemblée générale, composé du président ou d’autres membres, doit vérifier que le quorum statutaire est atteint. Pour ce faire, il compte à la fois les membres présents et les votes par procuration.
Les procurations permettent au mandataire de voter à la place des membres absents. Chaque pouvoir nominatif est compté comme un votant supplémentaire pour vérifier que le quorum est atteint.
• Risque de pouvoir en blanc utilisé frauduleusement → Exiger des procurations nominatives.
• Difficulté de vérifier l’authenticité des signatures → Faire signer une feuille d’émargement par le mandataire.
• Respect du quorum et de la majorité requise → Bien préparer en amont les règles de vote de l’assemblée générale.
La convocation à l’assemblée doit mentionner la possibilité d’utiliser une procuration. Elle doit également donner toutes les précisions pratiques sur le pouvoir de représentation. Vous devez informer les membres à l’avance, conformément aux modalités prévues dans les statuts.
Par courrier, email et sur le site web de l’association, Il faut expliquer clairement la marche à suivre pour donner procuration et fournir un modèle de pouvoir de représentation à compléter et à signer ainsi que fixer une date limite pour recevoir les procurations.
• Type d’AG.
• Pouvoir valable.
• Règles particulières.
• Assemblée générale ordinaire.
• Pouvoir valable pour tous les points à l’ordre du jour.
• Assemblée générale extraordinaire.
• Oui, sauf si les statuts prévoient une disposition contraire.
• Attention aux règles de quorum et de majorité renforcées.
Le membre absent donne le pouvoir à quelqu’un d’autre par le biais d’une lettre de procuration. Il explique au mandataire comment voter sur les points clés de l’ordre du jour ainsi que leur position. Le mandataire peut alors représenter au mieux les intérêts du membre absent lors des votes à l’assemblée générale.
Le pouvoir de représentation est essentiel. Il garantit que les membres peuvent participer même s’ils sont absents. Une utilisation maîtrisée des procurations permet de renforcer la démocratie d’une association, en veillant à ce que les adhérents donnent un pouvoir en toute connaissance de cause.
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