e-Convocation
Une solution pour simplifier l’organisation de vos événements à distance et en présentiel.
Envoyez, suivez les dons de pouvoirs et relancez vos participants.
CONVOQUER.
Plateforme d'e-Convocation.
La plateforme de dématérialisation des convocations simplifie vos envois d’invitation lors de vos événements tout en assurant la sécurité et la légalité des processus. Grâce à notre outil d’envoi dématérialisé, il devient plus facile de créer, de partager et d’officialiser les dons de procurations.
Espace documentaire sécurisé.
Regroupez tous les textes liées à votre organisation et à l'événement sur la même plateforme (convocation, ordre du jour, textes des résolutions...). Chaque participants, élus ou conseillers municipaux peut se connecter sur son espace personnel via un menu en toute sécurité.
Suivi en temps réel des présences.
Vous suivez en temps réel l'évolution des présents et des droits de vote. Le quorum est calculé en temps réel avec le suivi des arrivées et les poids de vote.
Gestion des pouvoirs en ligne.
Exportez à la fin de votre événement, conseil municipal ou assemblée générale le fichier avec toutes les signatures numérisées et tous les procurations transmis aux participants.
Procuration.
Gérez simplement les pouvoirs en ligne.
La gestion de pouvoirs en ligne apporte de nombreux avantages en termes de simplicité, d’efficacité, de sécurité et de transparence pour les assemblées générales. Elle améliore la participation et facilite le don de pouvoir en cas d’absence des membres. Vous optimisez les quorums de vos AG. En quelques clics, la procuration est attribuée et validée avec une signature certifiée.
Simplifiez les dons de pouvoirs
Chaque participant donne pouvoir en ligne sur mobile ou ordinateur. Il sélectionne son mandataire et signe directement son pouvoir dans le navigateur sans besoin d'imprimer et scanner le document.
Fiabilisez les pouvoirs et le calcul du quorum
La gestion de pouvoirs en ligne réduit les risques d'erreurs humaines liées à la collecte, au suivi et à l'enregistrement des procurations. Cela garantit une meilleure exactitude des résultats des votes et de l'émargement.
Sécurisez la conservations des données
La signature certifiée garantie l'authenticité des procurations. Les données sont chiffrées et stocker de manière sécurisée, ce qui réduit le risque de fraude, de manipulation des procurations et de contestations des scrutins.
Signature des pouvoirs certifiée.
Augmentez la participation de vos événements, assemblées et conseils municipaux !
SIMPLICITÉ ET RAPIDITÉ
En quelques clics, envoyez vos convocations et autres documents associés pour vos AG.
FIABILITÉ
Nos solutions vous offrent un suivi en direct du nombre de présences et des procurations pour votre assemblée.
TRAÇABILITÉ COMPLÈTE
Dès la réception des envois par vos destinataires, vous recevez un accusé de réception avec horodatage.
PLANIFICATION DES ÉVÉNEMENTS
Grâce à un agenda intégré, notre outil permet aux gestionnaires de planifier les réunions, événements, et d’envoyer des convocations à l’aide des différents modèles d’emails disponibles.
GESTION DE RÉUNION ET DE CONVOCATION
Aucun risque d’oubli puisque nous organisons les listes de diffusion par événement, et tous vos envois sont regroupés en un seul endroit pour plus de facilité.
ESPACE DOCUMENTAIRE SÉCURISÉ
Suivez l’état des envois depuis le menu. L’ajout de documents sur la plateforme est sécurisé et disponible pour tous les participants. Après l’événement, ces documents seront archivés.
ESPACE PERSONNEL
Un espace personnel est créé pour chaque participants, où il retrouvera l’ensemble des documents envoyés : convocations, comptes-rendus, agenda et vote en ligne.
GESTION DES PRÉSENCES
Depuis leur espace, les participants gèrent leur présence aux réunions, avec des notifications en temps réel, y compris pour l’émargement numérique le jour de l’événement.
SIGNATURE ET POUVOIR
Si un participant est absent, il peut attribuer et signer sa procuration en ligne. Le destinataire de la procuration est alors notifié et a la possibilité d’accepter ou de refuser ce pouvoir.
Regroupez toutes les informations.
Pour favoriser une meilleure circulation des informations et améliorer votre organisation interne, vous pouvez dématérialiser vos convocations, vos comptes rendus, vos rapports lors de conseil d’administration, conseil municipal et d’assemblée.
Sécurisez et fiabilisez vos envois.
Equipez vous d’un outil vous permettant l’envoi et la diffusion de vos convocations en toute sécurité. Notre technologie vous offre une solution de dématérialisation fiable et sécurisée.
Consultez vos documents.
Bénéficiez d’une traçabilité complète, vos documents sont transmis simultanément avec les convocations et les dossiers annexes.
Mon événement
Lundi 24 octobre – 11h
Documents
Projet de règlement intérieur
Évolution règlement intérieur
Pour tous vos événements
Assemblées générales
Facilitez l’organisation de vos assemblées avec l’intégration des poids de vote de manière fiable et sécurisée avec le boitier, par internet ou SMS. Simplifiez la convocation et l’émargement.
Élections
Organisez toutes vos élections en respectant l’anonymat et la sécurisation des données personnelles. Notre système cryptographique permet le scellement de l’urne numérique et facilite le choix de vos élus et conseillers.
Formations et enseignement
Affichez instantanément les réponses des participants et animez simplement l’évaluation grâce à notre complément PowerPoint. Récolter la réponse d’un étudiant ou participant avec un suivi par session.
Quiz et sondages
Collectez les réponses par sondage et faites participer l’audience avec des QCM et palmarès. Directement depuis votre Powerpoint, vous intégrez le vote interactif à vos présentations.
Nos équipes ont mis en place le système de vote électronique i-Périclès sur de nombreux événements majeurs.
Le vote interactif et électronique depuis 1986
années d'expérience
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Fondée en 1986, notre entreprise a révolutionné la scène française en introduisant le premier système de vote électronique. Pionniers, nous avons orchestré les premières assemblées générales du CAC 40.
votants
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Grâce à notre technologie et processus innovants, nous avons équipé de nombreux organismes pour de la formation, des Assemblées Générales avec une grande fiabilité.
événements
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Nos équipes ont accompagné un grand nombre d’acteurs divers au cours de leurs Assemblées Générales, congrès et conventions internationales depuis plus de 30 ans.
Ils nous ont fait confiance.
Prêt à passer à la convocation dématérialisée ?
Grâce à la numérisation, les convocations qui étaient adressées par écrit, sont désormais dématérialisées. Elles sont envoyées par email et sont consultables sur différents supports : plateformes en ligne et applications web sur mobiles et tablettes.
Il est possible d’envoyer les convocations depuis la boîte mail de votre entreprise, association ou collectivité. Les envois dématérialisés permettent de transmettre les différents textes à vos membres, adhérents, au conseil municipal et aux élus.
La dématérialisation des convocations est une avancée technologique qui permet de dynamiser les anciens systèmes utilisés par les organisateurs d’événements et les municipalités. Les participants, élus et conseillers municipaux peuvent toujours demander un envoi par écrit en complément de la plateforme.
Notre outil de convocation électronique se présente comme une excellente solution.
Qu'est ce qu'une plateforme d'e-convocation ?
Retrouvez sur une seule et unique interface le suivi de tous vos événements. La prise en main est rapide et facilite la tâche du service des assemblées, qui doivent s’occuper de l’envoi des convocations et pièces jointes.
Envoyez vos convocations en toute sécurité, grâce à notre logiciel. Les documents reçus sont directement stockés et regroupés sur la page de votre événement, et sont accessibles par vos actionnaires, adhérents ou élus.
Notre logiciel offre une solution de travail en mobilité, grâce à son stockage des données centralisées et synchronisées en temps réel.
Notre outil respecte les exigences réglementaires d’horodatage et de traçabilité pour un bon suivi de vos envois.
En optant pour notre solution de dématérialisation de convocation, vous bénéficiez des avantages suivants :
Pourquoi faire appel à notre solution de convocation dématérialisée ?
Plus besoin de dépenser pour l’impression, la mise sous-pli, l’affranchissement des documents.
Déploiement immédiat sans installation.
Envoi des convocations et des autres documents en quelques clics.
Attestation d’envoi, traçabilité, horodotage, présence de signature électronique sur les documents, avec code SMS.
Une équipe dédiée qui vous accompagne pour optimisez vos envois pour votre événement, conseil municipal ou assemblée générale.
Préservation de l’environnement et des forêts.
Dématérialisez les convocations et facilitez les dons de procurations pour vos assemblées générales.
Les étapes :
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Envoyez par email le lieu et la date de votre événement à tous vos participants.
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Centralisez simplement vos pouvoirs et convocations en ligne grâce à nos services.
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Diffusez dans l’espace documentaires les différents rapports moraux, financiers et ordre du jour.
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Permettez le vote en ligne par anticipation ou en temps réel pendant votre AG, événement, conseil municipal ou collectivité.
Envoyez tous type de convocations :
Remplacer l’envoi postal d’une convocation par un envoi électronique.
Un envoi par voie électronique dans le respect du Code des Collectivités territoriales.
Dématérialisation de la convocation des assemblées générales des copropriétaires, autorisée par la loi Alur.
La dématérialisation comptable facilite le traitement des comptabilités d’entreprises pour les professionnels et les entreprises utilisatrices.
Améliorez la convocation pour vos événements.
Invitations
Pour vos événements, envoyez des invitations par email pour l’inscription. Les participants pourront alors confirmer leur présence ou notifier leur absence.
Liste des participants
Obtenez rapidement la liste complète des participants présents et absents. Cette fonctionnalité permet de réaliser des relances ciblées et efficaces.
Documents
Partagez le programme de votre événement, ainsi que d’autres documents importants, en les téléchargeant sur la plateforme pour une accessibilité optimale.
Pouvoir simplifié
En cas d’absence, un participant peut attribuer son pouvoir à un tiers, en utilisant simplement notre plateforme en ligne.
Émargement numérique
Cette solution peut être combinée avec notre système d’émargement numérique sur tablette le jour de l’événement.
Quiz
Planifiez des quiz le jour de l’événement en utilisant le système de vote interactif intégré à notre plateforme.
Une solution adaptée aux collectivités.
Face à la multiplication des conseils municipaux, des réunions et des séances délibérantes, le volume de documents papier devient de plus en plus important. En plus d’un impact environnemental conséquent, cela peut peser lourd sur le budget des collectivités. Nos différents services de dématérialisation des convocations sous format électronique, est une excellente alternative pour l’envoi des documents.
De plus, ces documents sont consultables partout par chacun des élus, le maire et les conseillers municipaux. Elle vise à simplifier la vie des syndicats mixtes, des communes et des intercommunalités. Vu les enjeux écologiques de l’utilisation des papiers, elle pourrait devenir une obligation.
Une amélioration de la productivité
Des économies réalisées
Des procédures simplifiées
Une démarche éco-responsable
FAQ
1. Qu'est-ce que la solution de convocation dématérialisée i-Périclès ?
La solution de convocation dématérialisée i-Périclès est une plateforme en ligne qui remplace l’envoi postal traditionnel des invitations aux Assemblées Générales par un envoi électronique sécurisé. Cette solution d’e-convocation permet aux organisateurs de transmettre toutes les informations nécessaires par email de manière instantanée. Les participants accèdent ensuite à un espace personnel dédié pour consulter les documents, indiquer leur présence à l’événement ou effectuer un don de pouvoir quand cela ets possible.
2. Comment les participants reçoivent-ils leur e-convocation i-Périclès ?
Les participants reçoivent une notification directement sur leur adresse email contenant un lien d’accès unique et sécurisé. En cliquant sur ce lien, l’utilisateur est redirigé vers la plateforme d’e-convocation i-Périclès. Une étape d’authentification (avec identifiant et mot de passe) peut être exigée par l’organisateur pour garantir la stricte confidentialité de l’accès aux documents préparatoires de l’assemblée.
3. Quels documents peut-on joindre à une convocation dématérialisée i-Périclès ?
L’organisateur peut déposer sur la plateforme i-Périclès tous les documents légaux et préparatoires préalablement convertis au format PDF. Généralement, cet espace documentaire sécurisé centralise l’ordre du jour précis, le rapport annuel et le texte intégral des résolutions proposées au vote. Les destinataires disposent ainsi d’un accès immédiat à l’intégralité du dossier avant l’ouverture de l’Assemblée Générale.
4. Comment fonctionne la gestion des pouvoirs (procurations) avec l'e-convocation i-Périclès ?
La plateforme de convocation dématérialisée i-Périclès intègre un module de don de pouvoir 100% en ligne couplé à une signature électronique certifiée. En cas d’absence prévue, le participant se connecte, sélectionne son mandataire parmi la liste, et signe sa procuration directement depuis son navigateur web. Cette démarche numérique supprime définitivement la nécessité d’imprimer, de scanner ou de renvoyer un formulaire de procuration au format papier.
5. L'organisateur peut-il suivre les réponses aux e-convocations en temps réel ?
Oui, le tableau de bord de la solution i-Périclès permet à l’organisateur de suivre en direct le statut de chaque convocation dématérialisée envoyée. L’interface affiche immédiatement quels participants ont ouvert l’email, lesquels ont confirmé leur présence physique, et lesquels ont délégué leur pouvoir. Ce suivi quantitatif instantané facilite le calcul anticipé du quorum avant même la tenue de la réunion officielle.
6. Quels sont les avantages financiers de la convocation dématérialisée i-Périclès ?
Passer à l’e-convocation i-Périclès génère des économies budgétaires immédiates en supprimant la quasi-totalité des frais matériels et postaux. L’organisation d’une Assemblée Générale ou d’un conseil n’engendre plus de factures liées à l’impression massive des dossiers, à la mise sous pli manuelle, ou à l’affranchissement des lettres (simples ou recommandées avec accusé de réception).
7. Un participant peut-il refuser la convocation dématérialisée et exiger un format papier ?
Oui, les participants ou les élus (comme les conseillers municipaux dans la fonction publique) conservent le droit légal de demander un envoi de la convocation par écrit traditionnel. La plateforme d’e-convocation i-Périclès s’adapte à cette exigence réglementaire. L’organisateur peut gérer l’envoi électronique de façon majoritaire, tout en isolant facilement les quelques membres nécessitant un envoi postal complémentaire.
8. La solution d'e-convocation i-Périclès garantit-elle la traçabilité des envois ?
Oui, la plateforme de convocation dématérialisée i-Périclès assure une traçabilité complète et fournit les preuves de diffusion numériques exigées par la loi. Le système informatique enregistre les accusés de réception et de lecture de chaque courriel envoyé. De plus, toutes les données stockées sur la plateforme sont chiffrées en stricte conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données).
9. Pour quels types d'organisations la convocation dématérialisée i-Périclès est-elle conçue ?
La solution d’e-convocation i-Périclès s’adresse à toutes les entités juridiques organisant des réunions statutaires soumises à un formalisme légal strict. Cela inclut les entreprises (pour les Assemblées Générales d’actionnaires), les associations à but non lucratif, les fédérations syndicales, ainsi que les institutions de la fonction publique territoriale (conseils municipaux, métropoles, départements).
10. Comment préparer le passage à la convocation dématérialisée avec i-Périclès ?
Pour initier le passage à l’e-convocation i-Périclès, l’organisateur doit préparer une base de données de contacts à jour (contenant les adresses emails valides) et numériser ses documents obligatoires. Une fois ces fichiers prêts, ils sont importés sur la plateforme sécurisée. L’équipe d’assistance d’i-Périclès accompagne ensuite chaque client pour paramétrer les modèles d’emails et planifier les envois selon les délais légaux de l’organisation.