17 octobre 2024
Les principaux modes de convocation à une assemblée générale sont :
– La convocation par lettre recommandée avec accusé de réception avant la tenue de cette assemblée
– La convocation par lettre simple
– La convocation électronique (e-convocation) permet de gagner un délai court d’envoi.
– La convocation par voie de presse
La convocation électronique, ou e-convocation, est l’envoi de la convocation par courrier électronique ou via une plateforme dédiée. C’est une alternative moderne et écologique à l’envoi postal traditionnel.
Les avantages de la convocation électronique sont :
– Rapidité et instantanéité
– Économies sur les frais postaux
– Traçabilité et archivage facilités
– Respect des délais de convocation à l’assemblée générale
– Interactivité et relance des participants
Oui, l’auteur de la convocation peut varier :
– Le président convoque habituellement l’assemblée générale.
– Le conseil d’administration peut également convoquer une assemblée générale extraordinaire ou ordinaire.
– Les associés peuvent convoquer l’assemblée générale dans certains cas exceptionnels.
Les administrateurs participent généralement à la rédaction et à la validation du contenu de la convocation d’assemblée générale avant son envoi. Ils contribuent notamment à définir l’ordre du jour avant la tenue de cette assemblée.
Les associés peuvent demander la tenue de l’assemblée générale en cas :
– D’urgence
– De carence du président ou des administrateurs
– Lorsqu’un groupe d’associés détenant 5 % du capital le demande
La convocation doit être envoyée au minimum 15 jours avant la date de l’assemblée générale. Ce délai de convocation est de 21 jours pour les sociétés anonymes.
Non, les délais sont les mêmes. La convocation doit être envoyée au minimum 15 jours avant aussi bien pour une assemblée générale ordinaire qu’extraordinaire.
Il est recommandé de prévoir un délai confortable, jusqu’à 3 semaines avant la date de la réunion, pour s’assurer que tous les participants sont informés à temps.
La convocation de l’assemblée générale doit contenir :
– La date, l’heure et le lieu de l’assemblée
– L’ordre du jour détaillé
– Le texte des résolutions proposées
– Les modalités de vote à distance le cas échéant
L’ordre du jour est défini par les administrateurs et le président. Il doit couvrir tous les points essentiels devant être discutés ou votés lors de l’assemblée.
La convocation électronique prend généralement la forme d’un courriel ou d’un message envoyé via une plateforme en ligne. Elle peut être au format PDF avec signature électronique.
Plusieurs options s’offrent pour l’envoi :
– Courrier postal recommandé avec accusé de réception.
– Plateforme d’e-convocation avec traçabilité.
– Courrier électronique avec accusé de lecture.
Il faut :
–Vérifier les délais avant envoi en tenant compte du délai plus long pour certaines décisionas.
– S’assurer de la bonne adresse postale ou électronique des destinataires.
– Relancer ou trouver un canal alternatif en cas de non réception.
Privilégier la lettre recommandée ou une solution d’e-convocation certifiée permet d’avoir une preuve de dépôt et une traçabilité fiable de la réception de la convocation par les participants.
La convocation est une étape cruciale dans l’organisation d’une assemblée générale. Sa réception dans les temps par tous les participants conditionne la validité des décisions qui seront prises. Les solutions de convocation électronique et de vote en ligne comme i-Périclès permettent d’envoyer les convocations et de tenir les assemblées générales de manière 100 % dématérialisée, en toute sécurité et conformité avec la loi.
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