Comment rédiger le procès verbal d’une assemblée générale ?

23 juillet 2023

La rédaction d’un procès verbal (PV) d’assemblée générale (AG) est un exercice crucial dans la vie d’une société ou d’une association. Le PV est le compte rendu officiel des décisions prises lors de l’assemblée générale. Il s’agit d’un document de preuve qui garantit la régularité des décisions prises. Le PV d’AG doit donc être rédigé avec précision et rigueur afin de refléter fidèlement les délibérations et décisions prises lors de l’assemblée générale.

Le contexte légal de la rédaction du procès verbal d'une assemblée générale.

Le PV d’une AG est un document réglementé par la loi. Selon l’article 9 de la loi sur les associations, le procès verbal doit être rédigé à chaque assemblée générale et signé par le président et le secrétaire de séance. Il doit également être mis à disposition des membres de l’association pour consultation. Dans le cas d’une société, l’article L. 225-106 du Code de commerce impose la rédaction d’un PV d’AG après chaque réunion. Il est donc impératif de respecter ces obligations légales lors de la rédaction du PV d’AG.

Le rôle du responsable de la rédaction du procès verbal.

Le PV d’une AG est généralement rédigé par le secrétaire de l’assemblée, nommé au début de la réunion. Le dirigeant de la société ou le président de l’association peut également prendre en charge la rédaction. Quel que soit le responsable désigné, il doit être rigoureux et objectif dans la rédaction du PV afin de garantir son authenticité.

L'importance du procès verbal d'assemblée générale.

La rédaction d’un PV d’AG est une démarche d’une importance cruciale. Le procès verbal constitue le seul document qui atteste officiellement des décisions prises lors de l’assemblée générale. En cas de litige, il est la preuve de la tenue de l’AG et de la régularité des délibérations. Le PV permet également aux membres de l’association ou de la société de suivre l’évolution des débats et des décisions prises lors des réunions précédentes.

Les étapes à suivre pour rédiger un procès verbal d'assemblée générale.

Pour rédiger un PV d’AG efficace, il est important de suivre certaines étapes clés :

–Préparation : avant l’assemblée générale, le responsable de la rédaction doit préparer un modèle de PV avec les points à aborder lors de l’AG pour faciliter la prise de notes.

–Prise en notes : pendant l’assemblée générale, le responsable doit prendre des notes précises et complètes pour pouvoir rédiger un PV fidèle aux débats.

–Mise en forme : après l’AG, le responsable doit mettre en forme les notes prises lors de la réunion. Il est important de respecter une certaine structure et d’utiliser un langage clair et concis.

–Vérification et signature : avant de diffuser le PV aux membres, il est essentiel de vérifier l’exactitude des informations et de faire signer le document par le président et le secrétaire de séance.

Le contenu du procès verbal d'assemblée générale.

Le contenu du PV d’AG est réglementé. Il doit mentionner :

Le lieu et la date de l’assemblée
La liste des membres présents ou représentés
Les résolutions mises au vote et leur résultat
Les débats et les objections, si elles sont pertinentes pour comprendre les décisions prises
La signature du président de l’assemblée et du secrétaire de séance

Il est également possible d’inclure d’autres informations telles que les comptes rendus financiers, les projets futurs de l’association ou de la société. Il est important de garder à l’esprit que le PV doit rester un document factuel et objectif.a

Les erreurs à éviter lors de la rédaction d'un procès verbal.

La rédaction d’un PV d’AG demande de la rigueur pour éviter toute erreur qui pourrait nuire à la validité du document. Il est notamment important de veiller à respecter les délais de convocation des membres, à garantir le quorum nécessaire et à respecter les règles de vote prévues par les statuts.

Il est également essentiel de rédiger le PV dans un langage clair et sans ambiguïté pour éviter toute interprétation erronée des décisions prises.

L'importance de la conservation du procès verbal d'assemblée générale.

La conservation des procès verbaux d’AG est une obligation légale. Le PV d’AG doit être conservé pendant au moins 10 ans dans le registre des assemblées. Il doit être accessible à tous les membres de la société ou de l’association qui en font la demande.

Il est également recommandé de conserver une version électronique du PV pour faciliter sa consultation et son archivage.

Conclusion.

Rédiger le PV d’une AG est un moment important, que vous soyez dirigeant d’une société ou responsable d’une association, veillez à respecter scrupuleusement les règles de rédaction et de conservation des PV d’AG.

Si besoin, n’hésitez pas à vous faire accompagner par un professionnel ou à vous aider d’un modèle.

Ce compte rendu précis et détaillé vous permettra d’établir une trace écrite et juridiquement reconnue des décisions prises lors de l’assemblée générale. C’est également un document précieux pour informer les membres ou les associés qui n’auraient pas pu assister à l’AG. Enfin, en cas de litige, le PV d’AG constitue une preuve de la régularité des décisions prises.

Rédiger un procès verbal d’assemblée générale est donc un exercice à la fois légal et managérial. C’est une marque de respect pour les membres de l’assemblée, qui ont droit à une information transparente et fiable sur les décisions prises en leur nom.

FAQ

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1. Qu'est-ce qu'un procès verbal d'assemblée générale ?

Un PV d’AG est un document officiel qui atteste des décisions prises lors d’une assemblée générale. Cela peut concerner une société ou une association.

2. Qui doit rédiger le procès verbal d'assemblée générale ?

Le PV d’AG est généralement rédigé par le secrétaire de l’assemblée, mais cela peut également être la responsabilité du dirigeant ou du président.

3. Quels sont les éléments obligatoires à mentionner dans un procès verbal d'assemblée générale ?

Le PV d’AG doit mentionner le lieu et la date de l’assemblée, la liste des membres présents ou représentés, les résolutions votées et leur résultat ainsi que la signature du président de l’assemblée et du secrétaire de séance. Il est également possible d’y inclure d’autres informations telles que les comptes rendus financiers ou les projets futurs de l’association ou de la société. En cas de litige, le PV d’AG est un document précieux pour prouver la régularité des délibérations et des décisions prises.

4. Combien de temps faut-il conserver un procès verbal d'assemblée générale ?

Le PV d’AG doit être conservé pendant au moins 10 ans dans le registre des assemblées. Il est également recommandé de conserver une version électronique du document pour faciliter sa consultation et son archivage.

A noter que la conservation des PV d’AG est une obligation légale. En cas de demande, le document doit être accessible à tous les membres de la société ou de l’association.

5. Peut-on utiliser un modèle pour rédiger un procès verbal d'assemblée générale ?

Oui, il est possible d’utiliser un modèle ou une trame préétablie pour faciliter la rédaction du PV d’AG. Il est important de veiller à personnaliser le modèle en fonction des spécificités de l’assemblée et de l’association ou société concernée. Il est également recommandé de faire relire le PV par plusieurs personnes avant sa diffusion pour éviter toute erreur ou omission.

6. Comment faire diffuser le procès verbal d'assemblée générale aux membres ?

Avant de diffuser le PV aux membres, il est essentiel de vérifier l’exactitude des informations et de faire signer le document par le président et le secrétaire de séance. Il peut ensuite être diffusé par voie postale ou électronique aux membres de l’assemblée générale. Il est également possible de mettre le PV à disposition sur le site internet de l’association ou de la société pour une consultation en ligne. Enfin, il est recommandé d’en conserver une copie dans les archives pour toute demande ultérieure.