L’élection du bureau représente un jalon fondamental dans la vie d’une association. Ce processus ne se résume pas à une simple formalité, mais constitue le cœur de la démocratie participative et de la bonne gouvernance au sein de l’entité.
8 juin 2022
Le bureau d’une association est un organe de direction et d’administration. Il joue un rôle crucial dans la gestion et le fonctionnement de l’association.
Le bureau est généralement composé d’un président, d’un ou plusieurs vice-présidents, d’un trésorier et d’un secrétaire. D’autres postes peuvent exister, qui sont définis par les règles de l’association, il peut s’agir d’un secrétaire adjoint ou encore d’un trésorier adjoint.
Le bureau est constitué par :
• Le président, qui représente l’association dans tous les actes de la vie civile. Il est responsable de la mise en œuvre des décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration.
• Le vice-président, qui assiste et supplée le président en cas d’absence ou d’empêchement.
• Le trésorier, qui gère les finances de l’association. Il encaisse les recettes, règle les dépenses et tient la comptabilité.
• Le secrétaire, qui rédige les comptes rendus et procès verbaux des réunions du bureau et des assemblées générales. Il tient le registre des décisions et la liste des membres actualisée au greffe des associations. Il s’agit d’un rôle clé du bureau pour assurer le bon fonctionnement de l’association.
Le bureau de l’association joue un rôle central dans la gestion au quotidien de la structure.
Il exécute la politique et les orientations définies par l’assemblée générale et suit également le conseil d’administration, s’il existe. Le bureau traite les affaires courantes, prend les décisions urgentes entre les réunions du conseil d’administration.
Le bureau assure le fonctionnement régulier de l’association en gérant l’administration, les finances et l’activité, conformément aux statuts de l’association. Il prépare les budgets prévisionnels et contrôle leur exécution.
Le bureau est donc le moteur exécutif de l’association, chargé de concrétiser les projets et les actions dans le respect des statuts. Sa bonne gestion est essentielle à la vie de l’association.
Un bureau efficace a un impact très positif sur la vie et le développement de l’association.
Un bureau bien organisé avec des rôles clairs permet de gérer plus facilement les activités et d’éviter les doublons ou les failles. Les projets avancent mieux quand les tâches sont réparties de façon complémentaire.
La cohésion et la complémentarité au sein du bureau créent une équipe soudée et productive. Cela donne une image positive et rassurante aux membres et aux partenaires de l’association. Un bureau dynamique et impliqué insuffle énergie et enthousiasme à toute l’association.
L’élection des membres du bureau d’une association loi 1901, doit obligatoirement se faire selon les modalités prévues par les statuts.
Les statuts précisent la composition du bureau, les critères d’éligibilité et la durée des mandats. Ils prévoient également la procédure de renouvellement.
Le code civil exige que l’élection ait lieu lors de l’assemblée générale. Elle peut être tenue par tous les membres ou par le conseil d’administration s’il existe.
Les résultats de l’élection des membres du bureau doivent être consignés dans le registre tenu au greffe des associations, ce document est ensuite transmis en préfecture.
Pour organiser l’assemblée générale destinée à élire le nouveau bureau, le président sortant doit :
• Convoquer tous les membres selon les modalités prévues (date, lieu, ordre du jour).
• Préparer les documents nécessaires : rapport moral, financier, budget prévisionnel et liste des candidats pour l’élection.
• Vérifier que le quorum statutaire sera atteint, grâce à des outils d’émargement numérique.
• Prévoir le matériel de vote : bulletins ou boitiers de vote.
• Désigner des assistants pour contrôler le bon déroulement des opérations de vote lors de l’élection du bureau.
Lors de l’AG, le président doit énumérer les postes à pourvoir et les règles d’éligibilité selon les statuts de l’association. Ensuite, le président peut procéder à l’élection.
Les statuts définissent les modalités de vote pour l’élection du bureau :
• Vote à main levée ou scrutin secret, une décision importante pour les associations (sportives, culturelles, éducatives, médicales, environnementales…).
• Majorité absolue ou relative.
• Possibilité de vote par procuration lors de l’assemblée générale.
Ils fixent aussi les conditions d’éligibilité :
• Être membre de l’association depuis un certain temps.
• Être à jour de cotisation.
• Être majeur.
• Jouir de ses droits civiques.
Le cumul de postes peut être interdit par les statuts. Idem pour les liens familiaux entre membres du bureau.
En amont de l’AG, le président doit :
• Informer les membres des postes à pourvoir et conditions d’éligibilité
• Récolter les candidatures, vérifier leur recevabilité
• Établir une liste des candidats pour chaque poste
Les membres doivent envoyer leur candidature à temps. Ceci afin que leurs noms figurent sur les bulletins de vote.
Le vote suit les étapes suivantes :
• Vérification de l’identité des votants.
• Remise du bulletin et passage dans l’isoloir ou remise du boitier de vote.
• Vote à bulletin secret.
• Clôture du vote une fois tous les votants passés.
• Dépouillement des bulletins par les assesseurs.
• Comptage des voix et rédaction d’un procès-verbal des résultats.
Une fois le vote terminé, le président proclame les résultats devant l’assemblée générale.
Les nouveaux membres du bureau sont officiellement installés dans leur fonction. Ils doivent se réunir rapidement pour désigner les délégations de signature et informer la préfecture du changement de bureau.
Les statuts fixent la durée du mandat des membres du bureau, généralement entre 1 et 3 ans. Ce mandat est renouvelable selon des conditions définies dans les statuts.
Le renouvellement du bureau obéit au même formalisme que l’élection initiale, lors d’une assemblée générale ordinaire. Les membres sortants sont rééligibles ou doivent être remplacés.
Un renouvellement partiel est possible, par rotation d’une partie des postes du bureau.
Renouveler le bureau comporte certains défis :
• Trouver de nouveaux candidats motivés et compétents
• Assurer la transmission des dossiers entre anciens et nouveaux membres
• Maintenir la cohésion si le bureau change beaucoup
Pour les surmonter, il est préférable de planifier le renouvellement des membres du bureau. Dès le départ, engagez les membres et planifiez des superpositions pour faciliter le changement.
Pour assurer une bonne transition lors du changement de bureau, il est indispensable que les membres sortants remettent tous les documents et données aux nouveaux.
• Les anciens membres doivent transférer l’ensemble des documents et des données aux nouveaux membres.
• D’organiser des réunions de passation par les anciens membres du bureau, pour transmettre savoir-faire et conseils
• De prévoir une période de doublon (2 à 3 mois) pour accompagner les nouveaux membres du CA
• D’être disponibles ensuite pour répondre aux questions éventuelles
Pour maintenir la continuité de l’association, il est important de veiller à une transition en douceur.
Des disputes peuvent surgir lors des élections du bureau :
• Contestation des résultats par des membres battus
• Soupçon de fraude ou irrégularités lors de l’élection.
• Blocage sur le choix d’un candidat
Pour les résoudre, il est conseillé de dialoguer, accepter de revoter si nécessaire et respecter la décision majoritaire. Le règlement intérieur peut encadrer le règlement des contentieux.
Il est courant de constater un manque de candidats, ceux-ci craignant les responsabilités.
Afin de remédier à cette situation, il est nécessaire de mettre en avant l’importance de l’engagement associatif, de rappeler la solidarité entre les membres et de prévoir des formations pour les nouveaux élus.
Si les exigences relatives à l’éligibilité et au vote ne sont pas respectées, cela peut conduire à l‘annulation de l’élection du bureau.
Il est donc essentiel de vérifier en amont la conformité de toute procédure de vote par rapport aux statuts et au code civil. En cas d’erreur, une assemblée générale extraordinaire doit réélire le bureau.
Des logiciels comme i-Périclès facilitent grandement l’organisation des élections grâce à :
• La gestion du fichier des membres et cotisations
• L’envoi automatisé des convocations
• La vérification de l’éligibilité
• Un scrutin électronique sécurisé
• Des résultats instantanés
Le recours à un avocat spécialisé ou à un accompagnateur d’associations aide à vérifier la légalité des statuts et élections.
Suivre des formations sur le fonctionnement associatif, la comptabilité ou la gestion de projets aide les nouveaux membres du bureau à monter en compétences.
L’élection du bureau est un moment crucial dans la vie d’une association. Elle conditionne la bonne gouvernance et le dynamisme de la structure.
Une élection réussie nécessite un respect scrupuleux des statuts, une mobilisation des membres et une organisation sans faille pour le changement du bureau. Le processus ce doit d’être démocratique et transparent.
La composition du bureau doit refléter les compétences et la diversité des membres. Son renouvellement régulier est source de nouvelles idées et énergies.
L’intégration des nouveaux membres et la transmission des connaissances sont des étapes délicates à soigner.
L’élection du conseil d’administration est un moment clé. Elle permet de fédérer les membres autour d’un projet dynamique et ambitieux. Elle doit être bien préparée et se dérouler dans un esprit constructif.
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