14 janvier 2024
C’est un élément clé pour assurer le bon déroulement d’une assemblée générale (AG). Il doit être bien préparé à l’avance et communiquer à chaque électeur membre du conseil d’administration pour leur permettre de se préparer.
Voici quelques bonnes pratiques :
• Définir les points importants à discuter et les prioriser.
• Allouer un temps suffisant à chaque sujet.
• Joindre les documents nécessaires (rapports, tableaux, etc).
• Envoyer l’ordre du jour au moins 2 semaines avant l’AG.
• Permettre aux administrateurs membres d’un CA d’ajouter des points à discuter.
Un ordre du jour complet et partagé à l’avance facilite grandement les discussions et la prise de décisions pendant l’AG.
Plusieurs solutions de vote interactifs existent pour faciliter les votes pendant les réunions du conseil d’administration :
• Plateformes dédiées aux votes comme i-Périclès.
• Outils collaboratifs avec extensions de vote.
• Logiciel de visioconférence avec fonction vote.
Les éléments à considérer pour sélectionner l’outil :
• Nombre de membres du conseil qui voteront.
• Fonctionnalités nécessaires (Scrutins multiples, enregistrement, partage de résultats, etc).
• Sécurisation des données.
• Facilité d’utilisation pour les administrateurs.
• Coûts de la solution.
Une matrice de comparaison avec critères de sélection peut aider à faire le meilleur choix.
Pour que la session de vote à distance se déroule sans encombre :
• Envoyer les procédures de vote à l’avance (résolutions, approbation et les modalités de phase de dépouillement…).
• S’assurer que tous les membres du conseil ont bien accès à la plateforme.
• Programmer des tests en amont pour régler les problèmes techniques.
• Prévoir des procédures de secours en cas de défaillance du système.
• Garantir l’anonymat des votes si nécessaire.
• Permettre aux administrateurs absents de voter à distance.
• Envoyer un email de rappel avant l’AG avec les détails de connexion.
Un vote en ligne bien préparé garantit une participation maximale au votes et facilite le déroulement de l’AG.
La sécurité et la confidentialité sont primordiales dans le choix d’une plateforme de vote à distance.
Voici les critères à évaluer :
• Chiffrement et sécurisation des données.
• Contrôle d’accès par identifiants avec mot de passe unique.
• Dédoublement de la base de données.
• Hébergement sur des serveurs sécurisés (ISO 27001).
• Conformité avec la réglementation en vigueur (EIDAS, RGPD).
• Procédures de contrôles et audit réguliers.
Une solution de vote à distance fiable garantit un scrutin secret dans le respect des statuts de l’organisation.
Pour utiliser au mieux les logiciels de vote :
• Bien définir tous les paramètres du vote en amont (candidats, dates limites, etc).
• Paramétrer des rappels automatiques par email aux électeurs.
• Permettre le vote anticipé pour maximiser la participation.
• Afficher en temps réel le niveau de participation durant le scrutin.
• Générer des tableaux de bord pour suivre les votes en temps réel.
• Archiver de manière automatique les résultats dans le PV de l’AG.
Ces fonctionnalités font gagner un temps précieux aux administrateurs dans l’organisation des élections.
Une plateforme de vote performante doit conjuguer plusieurs fonctionnalités :
• Interface intuitive pour l’administrateur.
• Tableau de bord de gestion des réunions du conseil.
• Paramétrage facile des scrutins (candidats, dates, etc.).
• Des bulletins pré-remplis ou personnalisables.
• Choix entre vote anonyme ou nominatif.
• Envoi automatique d’emails de rappel pour voter.
• Clôture automatique des votes à échéance.
• Dépouillement et affichage des résultats en temps réel.
• Archivage long terme et export des PV.
Ces options essentielles font d’une solution de vote interactifs, une solution indispensable pour élire les membres CA lors d’AG dématérialisées par exemple.
Centraliser tous les documents et les accès au vote sur une plateforme unique simplifie la gestion des réunions :
• Un espace partagé pour stocker les ordres du jour, PV, rapports, etc.
• Un outil de gestion de réunions avec rappels et alertes automatiques.
• Une messagerie interne pour les échanges entre membres.
• Un module de scrutin électronique pour tous les votes.
Cette plateforme collaborative permet de tout gérer à distance : convocations, documents, votes, archivage des PV, etc.
Le travail collaboratif entre les membres d’un conseil renforce la participation :
• Permettre aux membres de soumettre des points à l’ordre du jour ou des résolutions.
• Offrir des espaces de discussion avant les votes importants.
• Rendre accessibles tous les documents liés aux votes.
• Diffuser les résultats et les PV à tous les membres.
Ce processus plus inclusif grâce au numérique facilite les prises de décisions et garantit leur acceptation.
Dématérialiser permet d’enregistrer facilement les PV :
• Les résultats des votes sont automatiquement inscrits dans le PV.
• Les participants émargent électroniquement.
• Le PV est généré au format PDF avec la liste des présents.
• L’outil archive tous les PV sans limite de temps.
• Les PV sont indexés et searchable facilement.
Cet archivage numérique sécurisé et structuré fait gagner un temps précieux.
Pour garantir intégrité et confidentialité :
• Recourir à un tiers de confiance pour l’hébergement des données.
• Utiliser un chiffrement avec clé de sécurité à usage unique.
• Permettre le vote anonyme et limiter la durée de conservation.
• Réaliser des audits de sécurité réguliers.
• Se soumettre aux réglementations en vigueur (RGPD, eIDAS).
De plus, des backups fréquents et la duplication des bases de données limitent les risques de perte.
Les bulletins de vote entièrement à distance requièrent des mécanismes de sécurité :
• Authentification renforcée (2 facteurs) pour accéder aux bulletins.
• Signature électronique de chaque bulletin après vote.
• Chiffrement de bout en bout pendant la transmission.
• Horodatage précis pour chaque vote envoyé.
• Traçabilité des actions de vote.
Ces mesures techniques associées à des contrôles fréquents sécurisent les scrutins en ligne.
L’authentification des votants est primordiale. Solutions possibles :
• Identifiants personnels envoyés aux électeurs.
• Codes à usage unique fournis avant chaque élection.
• Mécanismes d’authentification renforcée (2FA par SMS par exemple).
L’accès à la plateforme doit également être contrôlé par :
• Des mots de passe robustes, régulièrement changés.
• La déconnexion automatique après une période d’inactivité.
• La suppression automatique des comptes inactifs.
Ces mesures assurent que seuls les électeurs autorisés peuvent voter.
La dématérialisation impose de relever certains défis :
Juridiques :
• Vérifier la conformité réglementaire avec les statuts.
• Valider les amendements nécessaires des textes légaux.
• Garantir l’authentification et l’anonymat des votes.
Techniques :
• Assurer l’accessibilité de la solution pour tous les membres.
• Permettre l’expression des voix et les débats à distance.
• Garantir la sécurité des systèmes et la sauvegarde des données.
Bien préparer ces différents aspects assure le succès d’une AG numérique.
Pour garantir le bon déroulement du vote :
• Multiplier les tests techniques en amont.
• Assurer la formation et l’assistance aux membres.
• Documenter précisément toutes les procédures.
• Sécuriser l’ensemble du dispositif (mot de passe robuste, MFA, surveillance).
• Prévoir des ressources pour dépanner rapidement en cas de souci technique.
• Disposer d’un quorum avant d’initier le vote.
Ces bonnes pratiques évitent tout problème pendant le scrutin.
Le passage au tout numérique fait gagner un temps précieux :
• Moins de papier à gérer (convocations, dossiers, etc.).
• Des solutions collaboratives pour le travail à distance.
• L’automatisation de tâches chronophages (mailings, archivage des PV, etc.).
• Moins de déplacements pour les réunions et les votes.
En dématérialisant les processus, les membres sont plus efficaces pour se concentrer sur les sujets stratégiques.
De nombreuses organisations passent à des conseils d’administration sans papier grâce à des plateformes tout-en-un qui centralisent documents et votes.
Ces solutions permettent :
• La notification automatique des membres.
• Le partage d’ordres du jour et de documents juridiques.
• La programmation de scrutins électroniques.
• L’émargement électronique et l’archivage des PV.
L’investissement dans ces outils collaboratifs dédiés aux organes de gouvernance facilite grandement leur fonctionnement.
L’adoption d’outils de vote en ligne renforce l’engagement. Selon une étude, le taux de participation aux votes passe de 58% en présentiel à 96% en moyenne avec le vote électronique.
Les raisons ?
• Une accessibilité permanente.
• Des notifications par email et SMS.
• La possibilité de voter en quelques clics depuis son smartphone.
Le vote à distance insuffle un nouvel élan démocratique.
Quelques bonnes pratiques issues du retour d’expérience d’associations pionnières :
• Bien anticiper sur le plan juridique.
• Former les administrateurs aux outils et au vote dématérialisé.
• Prêter assistance pour les premiers votes.
• Sécuriser au maximum pour rassurer les membres (blockchain, surveillance humaine).
• Archiver nativement les PV pour faciliter les mises à jour des registres.
La réussite impose souplesse et pédagogie pour lever les réticences initiales.
La dématérialisation des assemblées générales et des votes offre de nombreux avantages : simplicité, traçabilité, gains de temps et participation accrue.
Pour mener à bien ce projet stratégique, il est essentiel de :
• Bien sélectionner des solutions logicielles intuitives et sécurisées.
• Accompagner les membres du CA.
• S’appuyer sur les meilleures pratiques d’organisations.
Avec une approche par étape, tout organe de gouvernance peut réussir sa transformation numérique et renforcer son efficacité démocratique.
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