Comment organiser une assemblée générale en ligne ?

29 avril 2023

La gestion de vos Assemblées Générales, Conseils et Comités en ligne.

Les outils numériques à mettre en place.

Pour organiser une assemblée générale en ligne, le premier pas est de choisir un outil de visio conférence approprié, Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, par exemple, c’est une option pour les petites à moyennes associations ou autres.

Ces outils numériques permettent non seulement de réaliser les réunions en visio conférence, mais aussi de gérer le vote en ligne, que ce soit le vote électronique ou le vote par correspondance.

Ces services numériques peuvent également vous aider à gérer votre agenda et vos dossiers, en centralisant toutes les informations sur un seul et même endroit. Ils peuvent aussi servir à distribuer les documents nécessaires avant et après l’assemblée, comme les convocations, l’ordre du jour, et les procès verbaux.

Pour que votre assemblée générale se déroule le mieux possible, il est important de préparer à l’avance. Assurez vous que vous avez toutes les informations et documents nécessaires, planifiez la durée de votre réunion et communiquez clairement votre calendrier aux membres.

Une fois que vous avez choisi un outil pour vos réunions en ligne, il est important de vous assurer que tous les participants sont à l’aise avec la plate-forme et savent comment se connecter. Envoyez un e-mail ou une invitation aux membres concernés pour leur fournir des informations sur la façon de se connecter à la réunion en ligne.

Une fois que la réunion en ligne est terminée, il est important de produire des procès verbaux pour documenter les décisions qui y ont été prises. Ces documents peuvent facilement être partagés avec tous les participants.

Conditions nécessaires pour une assemblée générale en ligne.

La transition vers une AG en ligne nécessite un certain nombre de conditions. D’une part, l’association doit s’assurer que les statuts autorisent ce type de réunion à distance et d’autre part, il est important que tous les membres aient accès à Internet et aux outils nécessaires pour participer à la réunion et au vote.

De plus, la date et le lieu de la réunion, même virtuels, doivent être clairement indiqués dans la convocation.

Les modalités de vote à distance.

Le vote à distance peut prendre différentes formes. Le vote par correspondance, par exemple, est une méthode où les membres reçoivent par mail les documents de l’assemblée générale, et doivent renvoyer leur vote par e-mail ou par courrier.

Le vote électronique, quant à lui, se fait directement en ligne sur une plateforme sécurisée. Cette dernière méthode est de plus en plus populaire pour sa simplicité et sa fiabilité.

Mode d’emploi d’une réunion à distance.

Les outils numériques que vous pouvez utiliser pour votre assemblée générale à distance.

Avant la réunion, il est crucial de tester les outils de visio conférence et de vote en ligne. Pendant la réunion, il est important de garder un certain ordre et de respecter l’ordre du jour. Enfin, après la réunion, un procès-verbal doit être rédigé et partagé avec tous les membres.

Organiser votre assemblée générale en ligne peut être un processus complexe, mais avec une bonne préparation et des outils numériques adaptés, vous pouvez facilement organiser une réunion en ligne qui respecte les normes de votre association. Vous pouvez faire des AG et CA efficaces en ligne sans les difficultés à distance. Ce type de réunions peut même permettre un plus grand nombre de membres à participer et permettre une plus grande participation. Cela peut être bénéfique pour la démocratie interne de votre organisation et le bon fonctionnement des projets et initiatives, vous pourrez ainsi facilement transformer votre assemblée générale en ligne en une expérience positive et productive pour toutes les parties concernées.

Il est également important de garder à l’esprit que la sécurité et la protection des données doivent être garanties lors de ces réunions. Assurez vous que vous utilisez des outils et services sécurisés qui offrent une protection suffisante pour les informations partagées. De même, veillez à ce que tous les participants soient présents avant l’assemblée et à ce que le déroulement de la réunion soit clair pour tous.

N’hésitez pas à tester de nouvelles façons d’organiser vos réunions et votre vote en ligne, pour pouvoir profiter des avantages que cela peut offrir. Vous verrez bientôt que la technologie peut être un atout pour vos assemblées générales et conseils d’administration.

Outre Google Meet pour la visioconférence, d’autres outils comme i-Périclès offrent une plateforme de vote en ligne sécurisée et intuitive. Pour les consultations écrites, Google Forms peut être utilisé pour partager et recueillir les opinions des membres.

Pour les procès verbaux, il existe de nombreux services en ligne qui vous permettent de créer des documents professionnels rapidement et facilement. Vous pouvez également envisager d’utiliser un outil d’agenda pour gérer vos réunions et votre calendrier.

Enfin, pour faciliter la communication avec les membres de l’association avant, pendant et après la réunion virtuelle, vous pouvez utiliser un service de messagerie. Ces services offrent une variété d’options pour rester en contact avec les autres membres de l’association et vous permettre de communiquer des informations importantes rapidement.

En conclusion, grâce à la technologie et aux outils numériques appropriés. Avec un peu de planification et d’organisation, vous pouvez facilement organiser des réunions efficaces qui respectent les normes et procédures de votre organisation. N’oubliez pas que la sécurité des données est primordiale lors d’une réunion en ligne. Assurez vous donc que votre plateforme et vos outils sont sûrs et fiables. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à demander l’aide d’experts en organisation et technologies. Ils peuvent vous guider et vous assurer de bénéficier pleinement de la technologie pour votre assemblée générale, cela peut vous aider à prendre des décisions plus efficacement et à gérer votre organisation plus facilement.

Avec un peu d’organisation et les bons outils, vous pouvez organiser des réunions qui seront plus productives et efficaces.

Vote à distance et consultation écrite.

Le vote à distance, qu’il soit électronique ou par correspondance, offre aux membres la possibilité de participer activement à la vie de l’association, même s’ils ne peuvent pas être présents physiquement.

Il n’y a pas de règle légale qui oblige les associations à organiser des réunions en présentiel. Les options pour organiser des réunions à distance telles que l’audioconférence et la visioconférence ne sont pas réglementées. De même, il n’y a pas de réglementation spécifique pour la consultation écrite ou le vote par correspondance.

Le vote par correspondance implique que les membres envoient un formulaire de vote, éventuellement électronique. En revanche, la consultation écrite se déroule entièrement par écrit, sans réunion physique.

La consultation écrite permet aux membres de partager leurs points de vue et leurs opinions sur les sujets à l’ordre du jour.

Dérogations Covid19 – Simplification des AG et CA.

Les habitudes ont été bouleversées par la crise sanitaire COVID et les dirigeants d’organisations et d’entreprises ont dû s’adapter. Beaucoup ont décidé de modifier leurs statuts pour autoriser la tenue à distance des assemblées générales, avec le vote en ligne.

L’ordonnance du 25 mars 2020 a apporté des dérogations temporaires pour faciliter la tenue des AG et CA en ligne en raison de la Covid19. Celles-ci permettent notamment aux associations de tenir leurs AG à distance, même si leurs statuts ne le prévoient pas.

Le vote électronique.

Le vote électronique est une autre option pour le vote à distance. Il offre une grande fiabilité, puisque les votes sont anonymes et ne peuvent pas être modifiés une fois soumis.

Le vote est le cœur de toute assemblée générale. Il donne aux membres l’occasion de se prononcer sur des questions importantes et de façonner l’avenir de l’organisation.

Le vote électronique sécurisé offre plusieurs avantages. Il favorise une participation accrue. Les membres peuvent voter à tout moment et de n’importe où, ce qui élimine les barrières logistiques qui pourraient autrement les empêcher de voter.

Il permet un dépouillement rapide et précis. Les résultats peuvent être calculés automatiquement, ce qui évite les erreurs potentielles liées au comptage manuel des votes.

La consultation écrite

La consultation écrite est une manière efficace de recueillir les opinions des membres sur un sujet donné.

Elle peut se faire par e-mail, ou à l’aide d’outils en ligne comme Google Forms.

Tenir une bonne organisation durant l'assemblée, même dans des circonstances inhabituelles.

Même à distance, il est crucial de maintenir une certaine organisation pendant l’assemblée générale.

Cela passe par le respect de l’ordre du jour, la gestion du temps, et la facilitation des échanges entre les membres.

Vous pouvez organiser des séances de questions/réponses, et donner la parole à chaque membre. Vous pouvez aussi désigner un président qui se chargera d’animer la discussion, de maintenir l’ordre et de veiller à ce que tout le monde puisse s’exprimer.

Enfin, pour les délibérations qui nécessitent un vote, il est important de vous assurer que chaque membre a bien compris la question et peut voter en connaissance de cause. Il faut également veiller à ce que le processus de vote soit bien défini et clair. Vous pouvez également prendre des notes pour vous assurer que toutes les questions sont traitées, et que chaque voix est entendue.

Enfin, n’oubliez pas de documenter les résultats et les décisions de chaque assemblée, afin d’avoir une trace des débats pour en référer ultérieurement. Grâce à ces pratiques, vous pouvez garantir que votre assemblée virtuelle soit productive et bénéfique à tous les membres.

Adapter vos statuts à votre situation.

Les statuts ne prévoient pas la tenue d’assemblées générales en ligne ou le vote à distance, il peut être judicieux de les adapter à votre situation. Cela pourrait nécessiter l’assistance d’un avocat ou d’un cabinet spécialisé en droit associatif, mais cela permettra à votre association d’être plus flexible et résiliente face à des situations imprévues.

Enfin, n’oubliez pas que les décisions prises à la majorité ne sont valides que si elles se conforment aux statuts de l’association. Il est donc important de s’y référer avant chaque vote afin d’être certain qu’il est légal.

La tenue d’une assemblée à distance peut être une excellente solution pour les associations qui ne peuvent pas se réunir en présentiel. Avec un peu de temps et de préparation, vous pouvez organiser des réunions virtuelles qui soient efficaces et productives. N’hésitez pas à demander de l’aide si vous en avez besoin, car un peu d’assistance peut faire une grande différence.

Conclusion.

En conclusion, le passage à des assemblées générales et conseils d’administration en ligne peut sembler une tâche ardue, mais avec les bons outils et une bonne préparation, il peut être géré de manière efficace et transparente. Des plateformes facilitent grandement ce processus, offrant un espace de travail virtuel où la communication, le vote et la documentation sont gérés en un seul lieu.

L’organisation d’une assemblée générale ou d’un conseil d’administration en ligne n’est plus une option, mais une nécessité dans le contexte actuel. En adoptant les bonnes pratiques et en utilisant les bons outils, votre association pourra non seulement surmonter les défis posés par la distanciation sociale, mais aussi saisir l’occasion de se moderniser et de devenir plus accessible à tous ses membres, quel que soit leur lieu de résidence.

C’est une évolution qui, loin d’éloigner les membres de la vie associative, peut au contraire renforcer leur sentiment d’appartenance et leur engagement. Après tout, l’essence même d’une association réside dans la participation active de ses membres, et les outils numériques offrent désormais plus de possibilités que jamais pour y parvenir. Alors, n’hésitez pas à vous lancer dans l’aventure des assemblées générales en ligne. Vous pourriez être agréablement surpris par les résultats.