13 novembre 2022
Dans le dictionnaire français, le mot « émargement » désigne l’action de signer un document ou un acte par la personne qui est le destinataire. En matière légale, cet émargement représente la preuve que le signataire a bien reçu l’acte.
Dans le domaine administratif, émargement : définition désigne tout simplement l’action de signer un document. L’émargement signifie que vous attestez les éléments qui figurent dans un document. Cette pratique trouve sa pertinence dans le domaine de la formation. Les listes d’émargement justifient l’assiduité des apprenants.
Considérée comme un acte légal, cette fiche est synonyme d’une trace officielle des présences des candidats et de sécuriser les transactions. L’enjeu est crucial pour le formateur puisqu’une défaillance au niveau administratif risque d’invalider le processus de financement via le CPF ou compte personnel de formation.
En conséquence, cela risque de retarder l’établissement des factures et de leur paiement. Ainsi, une liste d’émargement qui ne respecte pas les normes peut avoir des impacts financiers colossaux chez les organismes de formation. De plus, l’importance de ce processus d’émargement est souvent utilisé pour les AG en ligne.
L’émargement intervient aussi dans les démarches protocolaires des établissements qui accueillent du public. Il garantit la fiabilité des informations récoltées au cours d’une visite dans un EHPAD, par exemple.
Il est important de noter que la signature est considérée comme une donnée personnelle. Par conséquent, elle relève du RGPD. Les demandeurs de l’émargement et les signataires doivent prendre les précautions nécessaires dans le traitement de cette donnée.
Les risques de fraudes et d’usurpations sont multiples. Heureusement, ces risques sont limités dans la signature manuscrite. Dans leur version numérique, il existe désormais des logiciels qui permettent d’envoyer un émargement à distance de manière sécurisée. De plus, ces outils bénéficient d’une certification.
À partir des multiples définitions de l’émargement, nous pouvons nous intéresser à l’émargement numérique. Pendant longtemps, la signature numérique était considérée comme un simple parafe. Cependant, ces dernières années, elle a gagné en légitimité. Elle ne se limite plus à un scan sur un écran tactile ou sur une tablette.
Le concept peut désormais faire office de validation officielle qui permet d’authentifier le signataire. Pour valider une feuille d’émargement numérique, trois éléments entrent en jeu : le signataire, le document et l’outil.
Concernant l’outil, les solutions digitales se multiplient sur le marché. Les organismes peuvent choisir entre des outils variés.
La signature électronique regroupe toutes les formes de signature qu’elles soient :
• Une version manuscrite scannée ;
• Une signature manuscrite sur un écran tactile ;
• Une identification par la voix, l’empreinte ou la rétine ;
• Une suite d’identification officielle.
Dès le moment où l’outil utilisé est certifié, la signature peut être utilisée dans des circonstances professionnelle ou personnelle. Le signataire peut l’utiliser pour s’authentifier et valider des contrats tels que les abonnements, les attestations, les formulaires de présence, les contrats de vente.
Dans le secteur de la formation, son utilisation intervient à plusieurs niveaux. D’abord, elle permet de valider les documents de formation par les apprenants et d’émarger pendant les sessions à distance.
La signature électronique représente la solution idéale pour les entreprises qui utilisent beaucoup de papiers administratifs. Elle réduit le temps de traitement des feuilles d’émargement et permet de réaliser des économies de papiers.
Outre l’aspect financier, ces outils d’émargement numérique ne présentent que des avantages.
Le télétravail est en plein essor depuis la crise sanitaire. Pour participer à des réunions, comme le CSE, les salariés n’ont plus besoin de se déplacer, ils peuvent le réaliser en visioconférence. Néanmoins, pour prouver leur présence durant cette réunion, la signature d’une feuille d’émargement est indispensable. C’est dans ce contexte qu’intervient cet outil digital.
L’entreprise peut poursuivre son activité et suivre l’assiduité des employés. Il en va de même dans le cadre d’une formation. Actuellement, les cours en présentiel se font rares. Ils impliquent de nombreuses contraintes pour les apprenants en reconversion professionnelle. Pour attester leur présence pendant les cours à distance, les étudiants doivent émarger sur une feuille numérique.
En télétravail, la signature électronique accélère le traitement d’un document professionnel. Au lieu d’attendre son acheminement par courrier postal, le signataire le reçoit en seulement deux ou trois clics, le signe et le renvoie. Imaginez le gain de temps qu’une telle procédure engendre.
La digitalisation rime avec absence de papier. Cela signifie que vous économisez des tonnes de papier qui finiront toutes dans les cartons d’archivage et encombreront votre espace de stockage.
Cette digitalisation signifie que vous économisez sur les consommables tels que l’imprimante, les frais postaux, l’encre. L’impact sur l’environnement est également non négligeable.
Sur Internet, il existe plusieurs logiciels de signatures électroniques. Cependant, il est important de faire la distinction entre ces outils puisqu’ils ne permettent pas tous d’effectuer l’émargement.
En effet, des logiciels spécifiques sont destinés à la signature d’une feuille de présence pour une formation, à l’attestation de présence des électeurs pour une assemblée générale. Néanmoins, certains outils sont polyvalents et permettent de signer des contrats commerciaux ou des documents officiels qu’ils soient en français ou en anglais.
L’émargement numérique est un processus qui permet de signer électroniquement des documents tels que des feuilles de présence ou des actes officiels. Il offre une manière sécurisée et efficace pour valider les textes sans avoir besoin de papier ni de stylo.
Une feuille d’émargement numérique fonctionne en capturant la signature numérique d’un utilisateur. Cela peut être fait à l’aide de plusieurs méthodes, comme la signature manuscrite sur un écran tactile, l’identification par la voix, l’empreinte ou la rétine, ou une suite d’identification officielle.
Vous pouvez utiliser une feuille de présence numérique chaque fois que vous avez besoin de confirmer la présence de quelqu’un à une réunion, une formation, ou un événement. Elle peut être utilisée dans un contexte professionnel ou personnel.
Le code du travail reconnaît de nombreux avantages à l’émargement numérique. Cela comprend un gain de temps considérable, une solution environnementale et financière, et la possibilité de travailler à distance. De plus, l’émargement numérique est une méthode sûre et certifiée pour valider les textes et actes officiels.
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