20 août 2024
Organiser une Assemblée Générale (AG) peut être une tâche fastidieuse, surtout lorsqu’il faut gérer les votes et la participation à distance. Heureusement, il existe désormais des applications dédiées qui simplifient grandement l’organisation et la gestion des AG, que ce soit en présentiel, en ligne ou en mode hybride. C’est ce qu’on appelle une plateforme de vote.
Découvrons dans cet article toutes les fonctionnalités et les bénéfices d’utiliser une telle application et comment elle peut vous faciliter la vie !
Les avantages d’utiliser une application dédiée pour organiser votre AG sont nombreux :
– Gain de temps : l’application gère tous les aspects administratifs et logistiques à votre place
– Simplicité : pas besoin d’être un expert, l’application est intuitive
– Sécurité : gestion des accès, confidentialité des votes, conformité RGPD
– Traçabilité : toutes les étapes sont enregistrées et horodatées
– Accessibilité : permet une participation à distance en temps réel
Concrètement, une application pour AG va vous permettre de :
– Gérer facilement les convocations par e-mail
– Récolter les procurations et les pouvoirs en ligne
– Diffuser l’ordre du jour et les documents annexes
– Organiser un vote en ligne avec des bulletins électroniques
– Gérer la liste d’émargement numérique
– Envoyer les PV et les notifications post-AG
Vous n’avez plus qu’à vous concentrer sur le contenu et le déroulé de votre AG !
Les retours sont extrêmement positifs. Les utilisateurs apprécient :
– Le gain de temps dans l’organisation
– La simplification de la gestion administrative
– L’accroissement de la participation grâce au format dématérialisé
– La modernisation des Assemblées Générales
Voici les principales étapes à suivre :
Or, il existe des solutions qui vous offrent la possibilité d’avoir une personne qualifiée pour gérer toutes ces étapes, vous enlevant ainsi une charge pour la tenue de l’Assemblée Générale.
Les fonctionnalités clés à rechercher sont :
– Convocation électronique avec relance automatique
– Émargement numérique pour suivre la participation
– Vote électronique pour toutes les résolutions à l’ordre du jour
– Visio-conférence intégrée pour l’AG à distance
– Tableau de bord pour suivre en temps réel
La gestion des convocations et de l’ordre du jour est grandement simplifiée avec une application dédiée :
– Formulaire de convocation généré automatiquement
– Envoi des convocations par email, directement par l’application
– Relances automatisées auprès des non-répondants
– Ordre du jour paramétrable facilement
– Documents annexes envoyés avec la convocation
Tout est centralisé au même endroit pour vous faciliter la vie ! Plus besoin d’envoyer une grande quantité de lettres recommandée avec accusé de réception.
Le vote en ligne lors des AG est de plus en plus plébiscité. Voyons les fonctionnalités indispensables.
Plusieurs éléments permettent de sécuriser un vote dématérialisé :
– Authentification des votants
– Chiffrement des données
– Anonymisation des bulletins de vote (bulletin secret)
– Traçabilité des actions
Grâce au vote électronique, votre Assemblée Générale dématérialisée sera parfaitement sécurisée !
On distingue classiquement :
– Le vote à distance en amont de l’AG
– Le vote par correspondance sur des formulaires de vote par correspondance
Certaines solutions permettent même le vote hybride, c’est-à-dire à la fois le vote en ligne et le vote en présentiel.
Les données des votants et des votes doivent être protégées. Pour cela :
– Chiffrement et stockage sécurisé des données
– Anonymisation des bulletins de vote
– Paramétrage des droits d’accès restrictifs
– Audit de sécurité et tests d’intrusion réguliers
– Conformité avec les réglementations en vigueur (RGPD)
Avec les bonnes précautions, la réglementation est parfaitement respectée.
Les AG à distance en visio sont de plus en plus courantes. Découvrons comment les organiser au mieux.
Plusieurs outils sont envisageables :
– Des applications de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet, etc)
– Des solutions de vote en ligne avec salle de réunion virtuelle
– Le mode hybride (AG en présentiel + à distance) via des boîtiers électroniques
Il est recommandé d’utiliser une solution dédiée aux AG avec les outils de vote intégrées.
Pour permettre les échanges avec les participants distants, il faut :
– Un chat pour poser des questions
– Une modération pour gérer les prises de parole
– Des fonctionnalités de vote en direct
Ainsi, malgré l’éloignement, les participants restent impliqués.
Pour minimiser les soucis techniques et favoriser le bon déroulement de l’AG :
– Bien tester la solution en amont de l’assemblée générale
– Vérifier la compatibilité avec les navigateurs utilisés avant la tenue de l’assemblée
– S’assurer d’une bonne connexion Internet
– Préparer un plan B (numéro de téléphone, chat…)
En anticipant et en testant la solution, votre AG en ligne se déroulera sans accroc !
Les solutions les plus modernes permettent de combiner présence physique et participation à distance lors des AG.
Il suffit d’utiliser un système de boitiers électroniques de vote. Le fonctionnement est simple :
– Les présents votent via les boitiers dans la salle
– Les distants votent par le site web ou l’application mobile
Une parfaite synchronisation des votes !
Grâce à la signature numérique :
– QR code pour les présents signant via smartphones ou tablettes
– Émargement en ligne pour les participants distants
Avec ça, fini de perdre du temps avec la signature de la feuille de présence, nécessitant la recherche fastidieuse du participant.
Les bénéfices d’une AG hybride sont :
– Accessibilité maximale pour les membres
– Dynamisme du présentiel
– Traçabilité et sécurité du numérique
Une combinaison gagnante pour une participation record !
La sécurité des AG à distance est un élément crucial à ne pas négliger.
Les risques sont de plusieurs ordres :
– Technique : dysfonctionnement ou piratage
– Fraude : doubles votes, fausses procurations
Une analyse de risques est donc indispensable pour ne pas impacter le vote de ces décisions importantes.
Voici quelques bonnes pratiques essentielles :
– Chiffrement des flux et des stockages
– Cloisonnement des données confidentielles
– Gestion stricte des habilitations
– Tests d’intrusion réguliers
De nombreuses mesures existent pour renforcer la sécurité et assurer la bonne tenue d’une assemblée générale ainsi que du processus de vote.
L’application peut grandement améliorer la sécurité en :
– Automatisant les tâches sensibles
– Traçant toutes les actions
– Gérant les accès et les droits (droit de refuser la présence d’une personne n’ayant pas payé ses cotisations dans une association, ou de refuser la présence d’un mandataire par exemple)
– Chiffrant systématiquement les données
Difficile alors de contourner les garde-fous !
Nous l’avons vu, les applications spécialisées dans la gestion des Assemblées Générales et du vote en ligne simplifient grandement l’organisation des associations et améliorent la participation. Ceci étant dans la tendance de la digitalisation favorisée par la crise sanitaire.
Grâce à ces outils, la convocation, les procurations, l’émargement, le vote, le PV et les notifications sont extrêmement fluidifiés.
Lors de la convocation, une personne absente peut directement donner pouvoir à un tiers avec consignes de vote grâce à un formulaire de pouvoir en ligne.
À l’émargement, vous ne perdrez plus de temps pour faire signer la feuille de présence à chaque participant.
Lors des votes, profitez d’une AG réussie grâce au projet de résolutions que vous aurez fourni et de la préparation effectuée par le prestataire.
Si l’Assemblée Générale se tient à distance et en présentiel, ce n’est pas un soucis car ces applications fonctionnent en format hybride.
Cerise sur le gâteau, ils sont parfaitement sécurisés et en conformité avec la réglementation en vigueur.
Alors, convaincu des bénéfices de ces solutions pour votre prochaine AG ?
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