10 conseils pour organiser une assemblée générale en ligne efficace

14 février 2023

Le développement du numérique a modifié le paysage des réunions d’entreprises et associations.

Les Assemblées Générales en ligne sont devenues un incontournable pour de nombreuses organisations, il est stratégique de savoir comment organiser une assemblée générale en ligne efficace.

Cet article vous donnera les clés pour mettre en place une assemblée générale en ligne efficace qui maximise la participation et l’engagement des participants.

Nous aborderons des points clés dans cette page tels que la gestion simplifiée des pouvoirs en ligne, l’émargement numérique et le vote en ligne sécurisé.

Voici les 10 conseils pour une assemblée générale en ligne efficace :

1. Préparez-vous en avance

La préparation est l’élément clé d’une assemblée générale en ligne efficace. Vous devez déterminer la technologie que vous utiliserez, tester le système en avance pour vous assurer qu’il fonctionne correctement, préparer tous les documents nécessaires et communiquer clairement avec les participants à l’avance. Cette préparation permettra un déroulement fluide de la réunion et une plus grande participation.

Tirez parti de la gestion en ligne des procurations.
La gestion des procurations en ligne simplifie le processus de collecte des procurations des participants avant l’assemblée générale et rationalise le vote des résolutions pendant l’assemblée. Avec la signature en ligne des pouvoirs sécurisé votre quorum. Elle réduit l’utilisation du papier, simplifie les flux de travail complexes (impression/scan) et permet la collecte et la transmission électroniques sécurisées des données avec un archivage centralisé.

Mettez en place la participation numérique.
La participation numérique est un outil utile pour accroître l’engagement des participants dans les assemblées générales et des bonnes pratiques. Elle permet aux participants d’accéder à tous les documents relatifs à l’assemblée en ligne, de poser des questions et de se notifier présent/absent.

Utilisez des systèmes de vote numérique sécurisés.
Le vote numérique sécurisé est essentiel à l’efficacité des assemblées générales en ligne. La technologie de vote numérique garantit que les votes sont exprimés de manière précise et sécurisée, en éliminant les erreurs manuelles et les fraudes, tout en fournissant un rapport détaillé de chaque vote.

L’un des aspects les plus importants de toute organisation ou association est la prise de décisions lors d’une assemblée générale (AG) ou d’un conseil d’administration (CA). C’est pourquoi, il est crucial de maintenir et d’exiger une gestion sécurisée des pouvoirs et des procurations, surtout lorsqu’ils sont gérés en ligne. Alors, comment sécuriser la gestion de ces éléments importants ?

2. Choisissez la bonne technologie.

Le choix de la plateforme est essentiel. Cette dernière doit pouvoir gérer un grand nombre de participants, permettre des interactions en temps réel, disposer d’un système d’émargement numérique pour vérifier la présence des participants et disposer d’un système de vote en ligne sécurisé.

Assurez vous que la technologie que vous utilisez soit conforme aux lois sur la protection des données (RGPD) et aux meilleures pratiques en matière de sécurité.

3. Gestion simplifiée des pouvoirs en ligne.

Le système choisi devrait permettre la gestion simplifiée des pouvoirs en ligne. Ce système doit permettre aux participants qui ne peuvent pas assister à l’assemblée générale de donner pouvoir à un autre actionnaire ou à un mandataire pour les représenter. Avec une interface utilisateur intuitive et une automatisation des processus de signature certifiée en ligne pour faciliter cette tâche.

Le système d’AG en ligne que vous choisissez doit permettre la vérification numérique de la présence et le vote en ligne sécurisé. La vérification numérique des présences est essentielle pour empêcher les votes frauduleux et doit également offrir un environnement sécurisé avec des mesures visant à protéger la confidentialité des informations relatives aux participants.

4. Utilisez un système d’émargement numérique.

Pour qu’une assemblée générale soit valide, il faut que le quorum soit atteint. L’utilisation d’un système d’émargement numérique permet de vérifier rapidement et facilement les présents, en temps réel. Cela facilite la gestion des votes, le système va vous permettre d’avoir une vue d’ensemble sur les participants présents et leur de poids de votes.

5. Assurez-vous d’un vote en ligne sécurisé.

L’ assemblée générale est l’occasion pour les participants de prendre des décisions importantes pour l’entreprise. Il est donc crucial que le vote soit sûr et fiable.

Le système de vote en ligne doit être sécurisé et transparent, afin que tous les participants puissent avoir confiance dans le processus.

6. Organisez une répétition.

Il peut être utile d’organiser une répétition avec les principaux intervenants avant l’assemblée générale. Très souvent, les plateformes de visioconférence type Zoom/Teams propose un mode entrainement. Cela permettra à chacun de se familiariser avec la plateforme et d’identifier les éventuels problèmes techniques en avance.

Conseil :
A la réception de la convocaiton, les participants doivent être informés à l’avance de la date l’assemblée générale, de l’ordre du jour, des documents, des modalités de participation en ligne et de la technologie utilisée. Une communication claire et précoce avec les participants augmente la participation et l’engagement, le support en ligne de la solution doit pour accomapgner les votants qui rencontre des difficultés d’accessibilités.

7. Préparez des supports visuels.

Les supports visuels peuvent aider à garder l’attention des participants pendant l’assemblée générale. Préparez des diapositives claires et informatives pour accompagner les discours et les présentations, elles sont souvent au format Powerpoint, Prezi ou Canva.

Les outils interactifs peuvent contribuer à stimuler l’engagement des participants à la réunion. Il peut s’agir d’enquêtes, de sondages ou même d’un forum de discussion permettant aux participants d’échanger des idées et de poser des questions.

8. Favorisez l’interaction.

Pour maximiser l’engagement des participants, favorisez l’interaction lors de l’assemblée générale. Cela peut passer par des sessions de questions-réponses, des sondages en direct, ou des discussions de groupe. Il faut que les participants aient l’opportunité de s’exprimer et d’échanger. La récolte des questions en amont de l’AG est un plus afin de pouvoir préparer et traiter les réponses en live pendant la visio.

Conseil : Il est important de conserver des comptes rendus de chaque réunion, y compris les procès-verbaux, les déclarations et autres documents.

9. Enregistrez la réunion.

10. Faites un suivi après l’assemblée générale.

Un bon suivi est aussi important qu’une bonne préparation. Après l’assemblée générale, envoyez un résumé de la réunion (Procès Verbal) à tous les participants, avec les décisions prises, les résultats des votes des résolutions, les actions à entreprendre et l’enregistrement de la réunion. C’est également le moment idéal pour recueillir des feedbacks sur le déroulement de l’assemblée générale, afin d’améliorer les futures éditions.

Chez i-Périclès, nous avons toutes les solutions pour vous accompagner pour votre AG en ligne, Convocation avec gestion des pouvoirs en ligne, émargement numérique et vote en ligne.