La feuille d’émargement est un acte juridique qui permet de justifier de l’effectivité d’une formation, d’une situation de travail ou d’un contexte professionnel quel qu’il soit. Que faut-il savoir de ce document ? Pourquoi est-il important ? Comment faire une feuille d’émargement ?
La feuille d’émargement, aussi appelée feuille de présence, est un document qui sert à récolter des signatures. Imposée par l’article R6332-26 du Code du travail, elle est utilisée au cours des séances de formation professionnelles pour prouver la présence effective des stagiaires et du formateur.
En entreprise, il arrive parfois que l’on mette en place une feuille d’émargement pour consigner les entrées et vérifier la régularité des employés.
La feuille d’émargement contient des mentions telles que le nom et la date. Le concerné signe devant son nom pour justifier de sa présence. Durant les séances de formation, elle doit être signée par demi-journée autant par les stagiaires que les formateurs.
Tous les organismes de formation doivent tenir une feuille d’émargement. Selon le besoin, elle peut être présentée sous un support papier ou sous une forme électronique.
La feuille d’émargement est une obligation légale édictée par l’article R6332-26 du code du Travail, dans le cadre de la « prise en charge des demandes des employeurs et du paiement des bénéficiaires de la formation professionnelle. »
Plus précisément, la feuille d’émargement sert à valider les financements. Les organismes qui financent les formations tiennent à contrôler l’émargement afin de s’assurer que les heures financées sont bel et bien en accord avec le temps de formation dispensé aux stagiaires. La feuille d’émargement permettra de ce fait de vérifier l’assiduité des stagiaires, leur présence, leur ponctualité, mais aussi à surveiller les absences.
Les émargements recueillis permettent de prouver la présence des stagiaires à la formation et le fait que ceux-ci y aient bel et bien pris part.
Quant au formateur, la feuille d’émargement est un justificatif qui lui permettra de prétendre à sa rémunération. En général, les formateurs sont des indépendants qui interviennent ponctuellement pour le compte d’un organisme de formation. Grâce à la feuille d’émargement, il leur est en mesure de prouver qu’ils ont bien dispensé la formation en respectant le nombre d’heures imposées.
Il est impératif au formateur de déclarer et justifier les éventuels retards et absences pour éviter que les organismes de financement ne se refusent de payer pour cause d’objectifs non atteints.
En entreprise, la feuille d’émargement permet surtout de consigner les entrées. C’est un outil support que les services RH utilisent pour calculer les salaires et résoudre les questions relatives à la paie. Elles s’en servent aussi pour déterminer les absences, les retards, les congés, le paiement des heures supplémentaires, etc. Il s’agit notamment pour l’entreprise de surveiller le rendement et la productivité de ses équipes.
Une feuille d’émargement, pour être valide, doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
• Les noms et les prénoms des stagiaires ;
• Le nom et les coordonnées de l’organisme qui dispense la formation ;
• L’intitulé de la formation ;
• Le nom et prénom du formateur ;
• La date et les heures de la formation ;
• Le lieu de la formation.
D’autres mentions telles que la certification ou encore le logo de l’organisme de formation peuvent y être ajoutées.
Les feuilles d’émargement peuvent être soit collectives, soit individuelles.
Une feuille d’émargement individuelle est représentée sous la forme d’un tableau. Elle est réutilisable sur plusieurs jours. Chaque ligne correspond à un jour de formation. Il faut prévoir deux colonnes pour les demi-journées.
Pour la feuille d’émargement collective, chaque ligne du tableau correspondra à un stagiaire et il y aura trois colonnes, une colonne pour les noms et prénoms des stagiaires, les deux autres pour les signatures du matin et de l’après-midi.
Au même titre que les présentielles, les formations à distance doivent également faire l’objet d’émargement de la part des stagiaires et du formateur. Dans ce cadre, il est préférable d’utiliser un logiciel d’émargement électronique. Il s’agit plus précisément de dématérialiser la feuille d’émargement.
Une feuille d’émargement dématérialisée est une version numérisée de la feuille de présence sur papier. Elle contient les mêmes informations que celle-ci.
Dans la pratique, le formateur envoie un lien de signature aux stagiaires. Ces derniers signent directement sur leur tablette ou PC par un mail de signature, par QR code en utilisant la caméra de leur appareil ou à l’aide d’un code pin transmis par le formateur.
Nos solutions pour optimiser vos événements.
CONVOQUER.
Convocation dématérialisée
ÉMARGER.
Émargement numérique
VOTER.
Input your search keywords and press Enter.
