26 septembre 2022
L’émargement numérique est un système dématérialisé de gestion des absences pour les entreprises et les centres de formation qui permet aux participants de signer une feuille de présence électronique, le plus souvent via une signature digitale. L’émargement ou feuille de présence permet une prise en charge à distance et en présentiel.
Il s’agit d’une plateforme digitale qui vient remplacer la feuille d’émargement papier traditionnelle et qui offre de nombreux avantages en termes d’efficacité.
Voici les principales différences entre l’émargement traditionnel avec une feuille de présence papier et l’émargement digital :
| Émargement traditionnel | Emargement numérique |
|---|---|
| Signature manuscrite | Signature électronique |
| Feuilles traditionnelles papier | Feuille de présence en ligne |
| Émargement manuel à chaque début de séance | Émargement automatisé et en temps réel |
| Traitement administratif manuel | Gestion administrative automatisée |
L’émargement numérique, l’émargement à distance ou la dématérialisation de la feuille de présence en formation, en entreprises ou tout autres types d’événements présente de nombreux avantages :
• Gain de temps grâce à l’automatisation des tâches administratives.
• Traçabilité et sécurisation des données avec horodatage.
• Vérifier la présence des participants facilement en temps réel.
• Accessibilité de la feuille d’émargement pour les organismes financeurs.
• Archivage sécurisé des présences de façon dématérialisé.
• Conformité juridique avec la valeur probante de la signature électronique.
• Expérience utilisateur améliorée pour les participants et les formateurs.
La signature digitale fonctionne de la manière suivante :
La signature numérique repose sur la technologie de certificat numérique qui garantit la fiabilité du signataire et de la signature qui sécurise les données. Cela permet une gestion plus fiable, rapide et sécurisé de l’accueil de vos participants.
Elle est infalsifiable et offre une valeur probante équivalente à une signature manuscrite.
Pour permettre à un participant d’apposer une signature électronique, il faut :
• Un ordinateur ou smartphone avec connexion internet.
• Un service de signature électronique comme YouSign.
• Un email et un numéro de mobile pour recevoir les notifications.
C’est une solution accessible qui ne nécessite pas d’installation complexe ou de matériel spécifique.
L’utilisation d’émargement digital permet de faire gagner un temps considérable aux organismes de formation, entreprise et tout autres types d’événements en automatisant entièrement la gestion administrative :
• Plus besoin de rappeler la feuille classique d’émargement papier.
• Fini le temps perdu à relancer les retardataires.
• Terminé le traitement manuel des émargements papiers.
En quelques clics, les présences sont enregistrées et sécurisées.
Grâce à sa simplicité et son accessibilité, l’émargement numérique améliore l’expérience des formateurs et des apprenants.
Fini les oublis de signature, il leur suffit d’un simple clic sur le smartphone pour signer. Et tout est automatisé pour le formateur.
La signature numérique garantit l’identité du signataire et protège l’intégrité des données de présence recueillies.
L’organisme de formation est ainsi parfaitement conforme à ses obligations légales.
Les financeurs comme les OPCO peuvent également accéder facilement aux informations pour justifier leur prise en charge.
Une solution d’émargement digital permet aux participants d’émarger en 1 clic via leur session de formation en ligne et garantit aux organismes un suivi des présences en temps réel.
Certaines plateformes fournissent également des QR codes individuels aux participants pour simplifier l’opération de signature numérique.
Il leur suffit de scanner le code pour signer en 1 seconde, top chrono.
La signature électronique offre une intégration parfois dans certaines plateformes de formation comme 360Learning, Talentsoft ou encore Cornerstone.
Les données d’émargement sont automatiquement synchronisées avec les systèmes de gestion des formations.
Il est recommandé de bien évaluer vos besoins et vos contraintes avant de choisir une solution d’émargement numérique :
• Nombre d’utilisateurs.
• Volume de signataires prévus.
• Types de formations concernées (présentiel, à distance…).
• Intégration avec vos outils de gestion RH/LMS.
• Budget disponible.
Il est essentiel de bien former les équipes en interne (formateurs, administratifs…) ainsi que les apprenants à l’utilisation des outils d’émargement numérique.
Passer de la feuille papier d’émargement à sa version dématérialisée nécessite un travail en amont pour numériser les processus existants et assurer l’adoption par tous.
L’émargement numérique apporte de nombreux bénéfices aux organismes de formation en termes d’efficacité, de productivité et de conformité. Sa mise en place est facilitée par des solutions clé-en-main qui accompagnent les utilisateurs à chaque étape du processus de dématérialisation. N’hésitez plus à faire entrer votre organisme dans l’ère du digital !
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