Les émargements pendant les formations permettent de suivre la régularité des participants. Ils sont indispensables pour la gestion des votes en ligne. S’il n’était possible d’émarger que sur du papier, il est désormais possible d’émarger sans support physique, c’est la dématérialisation. Cette dernière option offre de nombreux avantages et sa mise en place suit un processus déterminé et fiable.
L’émargement numérique est encore appelé signature électronique ou digitale. Il se différencie du paraphe numérique qui consiste simplement à apposer ses initiales sur un support numérique. La signature digitale s’étend à toutes les formes de validations légales d’un document permettant de certifier et authentifier le signataire. Pour qu’un émargement numérique soit valable, il faut la signature numérique, la personne qui signe et une solution de signature digitale.
Il est possible de regrouper dans l’émargement numérique :
• Les signatures scannées, l’empreinte digitale, la voix et la rétine
• Les signatures manuscrites sur support numérique et une suite de caractères propres à une personne déterminée
On utilise la signature digitale pendant les formations afin de permettre aux participants d’émarger sur un support différent du papier. De même, on l’emploie lors des votes en interne organisés grâce à un logiciel de votes. Les feuilles d’émargement ici se retrouvent sur un écran tactile comme une tablette. Il existe plusieurs procédés pour l’émargement numérique. Nous avons l’e-mail de signature qui consiste en l’envoi aux participants à la formation ou aux votants d’un mail contenant le lien de signature. L’émargement s’effectue lorsqu’ils cliquent sur ce lien.
Le scannage d’un QR code est une autre solution sécurisée. Dans ce cas, l’apprenant signe la feuille d’émargement numérique en scannant le code avec la caméra de son smartphone. Cette technique est hautement sécurisée et limite les supercheries. Il existe pareillement le code PIN. Le principe ici, c’est l’envoi en amont par le formateur d’un code à 8 chiffres aux apprenants. Il leur enverra ensuite une page web dans laquelle ils composeront ce code et ceci fera office d’émargement numérique.
L’émargement numérique doit valoir sur le plan juridique, sinon il serait inutile. Effectué avec une solution fiable, il a la valeur d’une signature physique et peut servir dans toutes les situations où besoin sera. Dans le cadre du vote, il permet de le rendre valide et de le comptabiliser. L’empreinte digitale numérisée est généralement utilisée. Ce mode de signature offre de nombreux avantages, dont le premier est le gain de temps. Les participants à la formation signent en moins de temps les feuilles d’émargement, et ce, souvent sans se déplacer. De plus, cette solution permet le respect des règles d’hygiène en éliminant les contacts physiques qui s’observent lorsque tous les apprenants devaient signer sur la même liste.
Dans le cas des formations en ligne, un suivi efficace est possible et l’établissement des statistiques se fait aisément. Par ailleurs, le risque des pertes des multiples feuilles de présence s’amenuise et leur transport ne pose plus aucune difficulté. Précisons aussi qu’une économie financière est réalisée, puisque vous n’achetez plus de papier, d’encre, qu’il n’y a plus de photocopies et plus d’archives. L’environnement vous en sera d’ailleurs très reconnaissant.
La feuille d’émargement est un document à caractère administratif qui permet de recueillir la preuve de la présence de vos participants à la formation. Dématérialiser ce manuscrit revient à l’utiliser en version numérique avec les mêmes informations, mais sous un format différent. En lieu et place de l’habituelle signature au stylo, les apprenants émergeront en ligne. La digitalisation de ce document suit un processus déterminé.
Avant de choisir votre solution de dématérialisation, vous devez au préalable identifier votre besoin. Lorsque vous accueillez un petit nombre de participants ou de votants, une solution de petite envergure suffira. Il est possible que vous n’en ayez d’ailleurs pas besoin dans le premier cas, mais pour le vote numérique, il est indispensable.
Pour la dématérialisation des feuilles de présence, vous devez acquérir un logiciel adapté à vos besoins. Passez en revue les fonctionnalités que proposent différentes solutions digitales afin d’en retenir les plus intéressantes. Analysez ensuite l’expérience utilisateur proposée par ces dernières pour les entreprises. Ce logiciel doit être ergonomique, facile à utiliser et à comprendre. Si votre entreprise accueille un grand nombre de participants, il doit avoir une grande capacité. Il existe des logiciels spécifiques pour les votes en ligne
En outre, le logiciel idéal de dématérialisation des feuilles de présence doit proposer un archivage fiable. La possession d’un certificat électronique de signature pour la certification des PDF serait un atout. Surtout, assurez-vous que la feuille d’émargement numérique proposée est validée par les organismes qui financent les formations. Un aspect non négligeable dans ce choix est la fiabilité et le sérieux de l’entreprise qui propose cette solution. Le service assistance doit être opérationnel afin de répondre efficacement à vos difficultés. Le choix et l’utilisation des feuilles de signatures électroniques ne vous poseront plus aucun problème.
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