Le bon fonctionnement du conseil d’administration figure parmi les défis récurrents que le succès de votre association vous impose de surmonter. Entre le rôle du conseil, sa composition, les modalités de prise de décision et ses interactions avec les autres organes, maîtrisez l’essentiel de ce rouage central de toute organisation d’envergure.
La loi du 1er juillet 1901 sur les contrats d’association s’est abstenue d’encadrer la gouvernance de ce type d’organisation. Comme membres, vous choisissez ainsi, à travers les statuts, les organes et le mode de fonctionnement que vous estimez adéquats pour votre association. Cette liberté s’étend logiquement au conseil d’administration. Contrairement aux sociétés commerciales, pour lesquelles seules certaines sociétés anonymes peuvent inclure un conseil d’administration, les associations peuvent choisir de se doter ou non d’un tel organe. Les statuts déterminent librement la composition du conseil, son organisation, ses attributions, le système de vote ou de désignation des membres du conseil ou encore les modalités de prise de décisions.
Sachez toutefois que pour certaines catégories d’association désignées par la loi, comme les associations reconnues d’utilité publique, des statuts types sont imposés. La mise en place d’un conseil d’administration devient ainsi obligatoire et son fonctionnement est encadré. Dans ces cas, la liberté cède la place à une validation par le Conseil d’État après un examen minutieux de la conformité de vos statuts à ces statuts types. Les modifications de l’organisation de l’organe, par un amendement des statuts, se retrouvent évidemment soumises à la même formalité.
Même si votre association n’est pas régie par les statuts types, vous devez respecter certaines règles pour que le conseil d’administration fonctionne de manière optimale. Pour simplifier son fonctionnement pour des réunions récurrentes, l’achat de boitier de vote permet de fiabiliser cette instance.
Un conseil d’administration peut prendre en main la gestion courante de l’association en considération des orientations et de la politique fixées par l’assemblée générale. Il organise notamment le recrutement du personnel ainsi que la préparation et la pré validation du budget et des décisions importantes à soumettre à l’assemblée générale. Il assure le fonctionnement quotidien de l’association et gère le secrétariat. Dans cette configuration, le conseil assume un rôle proche de celui des membres d’un comité de direction ou d’un bureau. Les administrateurs sont aussi les mandataires sociaux de l’association.
Selon une autre configuration, également courante, le conseil jouit de pouvoirs plus étendus qui se rapprochent davantage de ceux d’une assemblée générale. Il peut alors s’occuper du choix des objectifs stratégiques et opérationnels de l’association, de la planification et de la mise en œuvre de ses activités. Gardez à l’esprit que ces rôles et pouvoirs doivent être précisés dans les statuts, complétés éventuellement par un règlement intérieur. Autrement, le conseil d’administration se limitera à la gestion courante et l’essentiel des pouvoirs de décision reviendra à l’assemblée générale.
Pour diminuer les charges, simplifier la logistique et parvenir à de meilleurs résultats dans le fonctionnement de votre association, privilégiez les conseils d’administration aux pouvoirs étendus. En effet, étant moins nombreux, les administrateurs sont plus faciles à réunir. Ils disposent, par ailleurs, de compétences plus spécifiques que celles de l’assemblée générale.
La démocratie suggère que les membres du conseil d’administration soient choisis par l’assemblée générale des membres. Toutefois, les statuts établissent librement les critères et les modalités. Il peut ainsi s’agir d’élections, de cooptation ou d’accession automatique (membres de droit). La révocation et les remplacements obéissent aux mêmes principes.
La composition du conseil prévoit normalement un président du conseil d’administration, des administrateurs et un secrétaire. La présence dans un tel organe repose généralement sur l’importance de la personne dans l’association (selon sa contribution ou son histoire, par exemple), la capacité à représenter un groupe particulier ou alors des compétences spécifiques jugées utiles. Dans tous les cas, la diversité apporte une richesse aux débats et une polyvalence bénéfique.
Restrictions budgétaires, contraintes sanitaires et évolutions technologiques ont fait émerger des nouveaux outils dans le fonctionnement d’un conseil d’administration. L’administration du conseil peut désormais intégrer des réunions virtuelles, des émargements et pouvoirs électroniques, le vote électronique à distance ou la convocation en ligne. N’hésitez pas à modifier les statuts pour permettre le recours à ces outils.
Pour les associations qui génèrent un flux financier important ou qui gèrent des activités réglementées et complexes, vous pouvez également recourir, comme le ferait une société anonyme, à des expertises extérieures. Les administrateurs indépendants, dotés d’une objectivité et d’un recul parfois indispensables, font partie de ces options. Au nom de la transparence, les activités du conseil d’administration et celles du bureau peuvent aussi être soumises au contrôle d’un conseil de surveillance et d’un commissaire aux comptes. L’intervention de ce dernier se trouve même exigée par la loi pour certaines associations en fonction de leurs finances.
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