23 juillet 2022
La feuille d’émargement permet de savoir qui a participé à une formation. Les participants signent une feuille de présence au début et à la fin de chaque demi-journée de formation. La signature de la feuille d’émargement atteste de la participation à la journée de formation.
La feuille d’émargement sert aussi à justifier le financement de la formation auprès des financeurs (OPCO, Agefiph, France Travail, etc). Elle permet de prouver que la formation dispensée correspond bien au nombre d’heures prévues dans la convention de formation. Les feuilles d’émargement signées font donc partie des pièces justificatives comptables pour les organismes de formation.
Le Code du travail prévoit que la feuille d’émargement est obligatoire pour toute action de formation financée. Elle permet de suivre la réalisation effective de la formation. Cela concerne à la fois le contenu et la durée. La feuille d’émargement constitue donc une pièce justificative essentielle pour les prestataires et organismes de formation.
Pour créer facilement une feuille de présence, utilisez un tableur comme Excel. Il vous permet de créer un modèle réutilisable. Vous pouvez personnaliser ce modèle en y ajoutant le logo de l’organisme de formation, des titres et cadres à remplir. Ce modèle Excel de feuille de présence peut ensuite être dupliqué pour chaque nouvelle formation.
Une feuille d’émargement complète doit contenir : le nom de l’organisme de formation, le titre de la formation, la date, le lieu, l’identité du formateur, la liste nominative des participants et leur signature en début et fin de chaque demi-journée. Ces informations sont indispensables pour que la feuille d’émargement soit valable selon le Code du travail.
Pour faciliter la prise de présence lors de la formation, il est recommandé de remplir au préalable le document avec les noms des participants. Prévoyez également un temps de signature au début et à la fin de chaque demi-journée. Il est aussi conseillé de rappeler fréquemment aux participants d’émarger et de bien contrôler que tous ont signé.
Pour les cours à distance, la feuille de présence reste obligatoire. Mais elle doit être adaptée. Vous remplacerez la signature manuscrite par un processus dématérialisé d’émargement en ligne.
Il existe des solutions digitales comme des plateformes d’émargement ou des extensions de visioconférence qui permettent aux participants d’une formation à distance d’émarger virtuellement à chaque début de demi-journée. Ces outils d’émargement en ligne facilitent le suivi de la présence des participants dans le cadre d’une formation à distance.
Pour s’assurer que tous les participants signent la feuille de présence, prévoyez du temps pour la signature au début et à la fin de chaque demi-journée. Le formateur doit bien vérifier la présence de tous les stagiaires et relancer les retardataires. Un appel à haute voix peut aider à contrôler les émargements.
Les feuilles d’émargement remplies doivent être classées et archivées de manière sécurisée par l’organisme de formation. Elles peuvent être scannées pour faciliter leur conservation digitale. L’accès à ces documents doit être limité. Il s’agit de protéger la confidentialité des données personnelles.
Le Code du travail exige une feuille de présence signée. Elle doit être signée par le formateur et les participants pour chaque demi-journée de formation. Elle doit comprendre :
• Le titre
• Les dates, horaires et lieu de la formation
• Le nom du formateur
• Les noms et prénoms des participants et leurs signatures.
Pour les organismes de formation, la feuille de présence prouve que la formation a eu lieu. Elle montre qu’elle a respecté les règles en matière de contenu et de durée et que les étudiants étaient présents. Elle constitue un élément clé du suivi administratif et pédagogique des formations.
Pour les organismes de formation, la feuille de présence prouve que la formation a eu lieu. Elle montre qu’elle a respecté les règles en matière de contenu et de durée et que les étudiants étaient présents. Elle constitue un élément clé du suivi administratif et pédagogique des formations.
Pour les organismes de formation, la feuille de présence prouve que la formation a eu lieu. Elle montre qu’elle a respecté les règles en matière de contenu et de durée et que les étudiants étaient présents. Elle constitue un élément clé du suivi administratif et pédagogique des formations.
La feuille d’émargement est un document administratif obligatoire. Elle est indispensable au bon déroulement d’une formation. Cet article détaille son rôle, les bonnes pratiques de réalisation et de gestion ainsi que les innovations en matière d’émargement dématérialisé pour la feuille d’émargement de formation. Une feuille d’émargement soignée garantit le suivi et la conformité de toute action de formation.
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