L’émargement : définition et fonctions

Pour l’inscription à une formation ou à une école d’études supérieures, les organismes et établissements français ont recours à l’émargement.

Cette procédure est rendue obligatoire par la loi (voir l’article R6332-26 du Code du travail).

Elle est néanmoins intéressante puisqu’elle permet d’enclencher et de maintenir les démarches administratives. Elle doit être mentionnée sur le contrat de formation et constitue une preuve irréfutable.

Quelle est la définition de l’émargement ?

Selon notre traducteur officiel de mots difficiles à saisir, l’émargement est “l’apposition d’une mention, d’une signature en marge d’un écrit” (dictionnaire Larousse). Émarger est donc une action complémentaire à la signature.

Pour mieux appréhender cette notion, certains synonymes du verbe émarger peuvent vous aider : signer, parapher, approuver, certifier, etc. Et pour renforcer les définitions susmentionnées, des aspects sécuritaires et judiciaires s’ajoutent.

En définitive, les émargements permettent :

  • d’authentifier le signataire : la signature est bien celle de l’étudiant.
  • de déclencher la facturation, les aides au financement et le paiement.
  • d’acter un document administratif comme légal et officiel.
  • d’officialiser l’assiduité des étudiants pour la continuité de la formation.

Comment fonctionne l’émargement ?

Il existe deux manières de procéder aux émargements :

  • La marge annotée sur les documents consistant à parapher. L’ acte reçu est l’inscription des initiales. Elle est praticable sur les contrats. L’élève est administrativement accompagné par le responsable de formation.
  • Les feuilles d’émargement comme feuilles de présence. L’ acte reçu est la signature. Il s’agit d’une procédure stricte, demi-journalière engagée par l’élève et le formateur. Ce dernier en est d’ailleurs responsable, il signale les anomalies (signature non conforme, les oublis, les inversions, etc.).
    Elle permet de pointer les présences, absences et retards. Ces feuilles peuvent être utilisées de façon individuelle ou collective. Elles présentent les noms des apprenants et du formateur, les coordonnées et la localisation du centre de formation, l’intitulé de la formation et du cours, la date et l’heure.

Les feuilles d’émargement ont longtemps été matérialisées par des listes sous tableaux imprimés. Le nom des étudiants y étaient mentionnés avec des espaces en attente de signatures.

Dans le cadre des formations à distance, les heures de connexion sont suivies et les émargements sont également en vigueur.

Ces feuilles sont aujourd’hui à l’image de la modernité. Il est dorénavant envisageable d’émarger en ligne grâce à la signature numérique. Plusieurs méthodes sont à choisir telles qu’un simple clic ou la signature doigtée sur écran tactile. Dans tous les cas, elles constituent la même preuve juridique que l’ancien fonctionnement.

Les feuilles d’émargement digitales : l’avantage moderne

Elles sont considérées comme officielles et légales. Cette révolution facilite la gestion administrative des organismes. Quels en sont les avantages ?

  • Les feuilles d’émargement digitales permettent un gain de temps considérable. Les élèves peuvent signer simultanément. Le tour de classe n’est plus nécessaire et le formateur peut sereinement engager son cours.
  • Elles soulagent l’équipe administrative : les données sont transmises de façon synthétique, synchronisée et en temps réel. Les émargements et statistiques sont automatisés. Les incohérences plus distinctes et mieux alertées par des notifications. La liste des présences, retards et absences est plus authentique.
  • Elles débloquent la rémunération des formateurs sous-traitants et maintiennent la formation des stagiaires. Elles permettent la mise en place d’un remboursement si ces stagiaires prétendent à des aides.
  • Les centres de formation et les écoles sont tenus d’adresser un rapport concis aux organismes hiérarchiques. L’émargement digital facilite les transmissions d’information.
    Les présences sont contrôlées par les organismes de financement : les présences doivent correspondre aux heures prévues sur le contrat.
    Le formateur effectif du cours doit justifier sa présence. D’ailleurs il doit justifier toute anomalie et veille au taux de complétion de son cours. Toutes les mentions issues du contrat doivent se présenter comme réelles. Les feuilles de présence dématérialisées y aideront.
    Bien que d’autres pièces justificatives soient recevables, des émargements bien conduits restent la mesure la plus claire.
  • Les mesures de sécurité sont renforcées. L’utilisation complémentaire du QR code et de la reconnaissance faciale en sont les parfaits exemples. La fraude est mieux maîtrisée.
  • La dématérialisation permet (bien évidemment) une économie de papiers.

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